Venyykö projektien aikataulu usein? Opi hallitsemaan resursseja ja ajankäyttöä tehokkaammin Jirassa
Jiran tehtävät, työnkulut ja visuaaliset näkymät helpottavat käynnissä olevien töiden tilanteen hahmottamista. Projektinhallinnan näkökulmasta pelkkä tehtävien tilannekuva ei kuitenkaan välttämättä riitä, jos työntekijöiden työkuormasta ei ole selkeää käsitystä.
Projektien aikataulussa pysyminen riippuu usein siitä, kuinka hyvin työntekijöiden työkuormitus tunnetaan. Työkuormitusta kuvaavat mittarit auttavat arvioimaan, kenelle tehtäviä voidaan osoittaa ja kuinka paljon.
Tässä artikkelissa kerromme, miten Activity Timeline (opens in a new tab) tukee resurssienhallintaa ja työajanseurantaa Jirassa.
Miksi resurssienhallintaan ja työajanseurantaan tarvitaan erillinen sovellus – eikö Jira yksin riitä?
Kuvitellaan seuraava esimerkkitilanne.
Vaatimus: Projektipäällikön on saatava Jirasta yhteenveto siitä, kuinka monta työtuntia työntekijä Mari on kirjannut yhteensä ABC-projektille.
Jirassa on Time tracking -kenttä, johon voidaan kirjata tehtävään käytetty työaika. Oletetaan, että Mari on kirjannut työtuntinsa tähän kenttään ABC-projektin tehtävissä.
Jos projektipäällikkö haluaa selvittää, kuinka monta tuntia Mari on yhteensä kirjannut ABC-projektille, hän voi käyttää Jiran tehtävähaussa hakulauseketta "project = ABC and worklogAuthor = Mari Demo" ja näyttää hakutuloksissa Time Spent -sarakkeen.
Jos samaan tehtävään on kuitenkin kirjannut työtunteja useampi henkilö, Time Spent -kenttä laskee yhteen kaikkien käyttäjien kirjaamat tunnit ilman mahdollisuutta eritellä niitä käyttäjäkohtaisesti.
Tämä yksinkertainen esimerkki osoittaa, että Jiran vakiotoiminnot eivät välttämättä riitä* monimutkaisempiin resurssienhallinnan tarpeisiin.
*Teoriassa tuntikirjausten tiedot voisi poimia manuaalisesti tehtävien historiatiedoista ja siirtää taulukkolaskentaohjelmaan. Suurilla tehtävämäärillä tämä ei kuitenkaan ole käytännöllistä, sillä työstä muodostuisi helposti kokopäiväinen tehtävä.
Miten käyttöönotto kannattaa aloittaa?
Kuten minkä tahansa uuden ratkaisun käyttöönotossa, myös tässä on tärkeää aloittaa tarpeiden kartoittamisesta, jotta tarvittavat toiminnallisuudet voidaan määritellä. Projekti- tai tiimipäällikön näkökulmasta yleisiä tarpeita voivat olla esimerkiksi:
- Työntekijäprofiilien luominen siten, että niissä näkyvät käytettävyys, rooli ja osaaminen.
- Tiimien määrittäminen sekä niihin liittyvien projektien, tiiminvetäjän ja jäsenten lisääminen.
- Työntekijöiden käytettävyyden tarkastelu eri ajanjaksoilla (päivä-, viikko- tai kuukausitasolla).
- Tiimin käytettävyyden tarkastelu eri ajanjaksoilla.
- Työntekijöiden resurssien käytön seuranta tietyissä projekteissa.
- Työntekijöiden tuntikirjausten seuranta tehtävä- tai projektikohtaisesti.
- Alustavien resurssivarausten ja varausten hallinta ilman tehtävien luomista.
- Suunnitellun ja toteutuneen ajankäytön vertailu.
Keskeisessä roolissa on usein myös tiedon visualisointi, jotta tietoja olisi helppo tarkastella ja esittää selkeässä muodossa. Seuraavaksi kerromme, miten Activity Timelinen eri moduulit auttavat resurssien suunnittelussa sekä ajankäytön visuaalisessa hallinnassa ja seurannassa.
Yksi keskitetty sovellus tehokkaaseen suunnitteluun
Activity Timeline tarjoaa monipuolisia toiminnallisuuksia, joita Jira ei yksin mahdollista, kuten:
- Työkuormituksen tasapainottaminen ja sen varmistaminen, etteivät tiimin jäsenet kuormitu liikaa tai jää vajaakäytölle;
- Työajanseuranta ja yksityiskohtaisen tiedon tarjoaminen eri tehtäviin käytetystä ajasta;
- Tulevan työn suunnittelu ja kapasiteettiennusteiden laatiminen tulevien projektien resurssitarpeiden ennakoimiseksi.
Tämä laajentaa merkittävästi Jiran toiminnallisuuksia ja tekee siitä erittäin hyödyllisen työkalun yrityksille, jotka haluavat tehostaa resurssisuunnittelua ja projektinhallintaa kokonaisuudessaan.
Sovellus on saatavilla sekä Jira Cloud- että Data Center -ympäristöihin. Lue lisää siitä, miten voimme auttaa yritystäsi sovelluksen käyttöönotossa.
Ota yhteyttä
Pysy ajan tasalla uutisistamme ja kiinnostavista projekteistamme
Jaamme tarinoita työstämme ja asiakkaistamme, kerromme designin ja teknologian uusista suunnista ja esittelemme tiimimme ihmisiä. Sisältömme on sekoitus hyödyllistä tietoa, inspiraatiota ja välillä myös hyvää huumoria.