Miten Jiraa voidaan hyödyntää teollisuusyrityksessä prosessien tehokkaampaan hallintaan – esimerkkinä Tech Group
Kilpailukyvyn säilyttämiseksi jokaisen valmistavan teollisuuden yrityksen on nykyään oltava myös IT-yritys, todettiin hiljattain järjestetyssä Smart Industry -konferenssissa. Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miksi koneenrakennusyritys Tech Group päätti ottaa käyttöön ohjelmistokehityksessä yleisesti käytetyn Atlassianin Jira-ohjelmiston, miten ratkaisu toteutettiin, mitä toimintoja ja automaatioita käytetään päivittäin sekä miten ne helpottavat tiimin työskentelyä.
Trinidad Wiseman on Atlassian Platinum Solution Partner. Autamme sinua valitsemaan ja konfiguroimaan tarpeisiisi sopivat ohjelmistot, kehitämme räätälöityjä ratkaisuja Jiraan ja Confluenceen sekä tarjoamme koulutusta ja tukea ratkaisujen käyttöönotossa.
Asiakas: valmistavan teollisuuden yritys, jossa yhteistyö on avainasemassa
Tech Group tarjoaa kokonaisvaltaisia koneenrakennuspalveluja analyysistä, suunnittelusta ja tuotekehityksestä hankintaan, valmistukseen, kokoonpanoon, testaukseen ja logistiikkaan. Koneet valmistetaan pääasiassa tilauksesta, ja asiakkaille toimitetaan vuosittain 600–700 konetta – sekä toistuvia tilauksia että yksilöllisesti suunniteltuja koneita.
Yritys työllistää yli 130 henkilöä, ja keskeiset prosessit edellyttävät tiivistä yhteistyötä eri osastojen välillä, jotta tilaukset voidaan toimittaa ajallaan ja laadukkaasti sekä mahdolliset ongelmat ratkaista nopeasti.
Tiedon hajanaisuus ja kokonaiskuvan puute
Tech Group kääntyi Trinidad Wisemanin puoleen löytääkseen ratkaisun, joka mahdollistaisi prosessien tehokkaamman hallinnan, lisäisi läpinäkyvyyttä niin käytännön työn tasolla kuin kokonaiskuvankin osalta.
Ennen Jiran käyttöönottoa yrityksellä ei ollut keskitettyä järjestelmää, josta olisi saanut kokonaiskuvan käynnissä olevista projekteista. Eri osastot käyttivät erilaisia ratkaisuja, ja suurin osa tiedonvaihdosta tapahtui sähköpostitse ja suorassa viestinnässä.
Lukuisten viestintäkanavien käyttö ja yhtenäisen järjestelmän puuttuminen lisäsivät osastojen viestintään liittyvää hallinnollista työtä ja heikensivät myös työtehtävien selkeyttä yksilötasolla.
Koska tilausten toteuttaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä eri osastojen välillä, tarvittiin yhtenäinen näkymä, joka kokoaisi kaikki osastot ja koko projektin yhteen.
Ohjelmistokehitystä tukevan Jiran käyttöönotto
Jira suunniteltiin alun perin ohjelmistokehitystä tukevaksi työkaluksi, mutta ohjelmiston joustavuuden ansiosta se voidaan mukauttaa tukemaan työprosesseja hyvin erilaisissa organisaatioissa. Esimerkiksi Virossa valtaosa julkisen sektorin organisaatioista käyttää Jiraa (muun muassa SMIT, puolustusministeriö, liikennevirasto, ulkoministeriö ja NEMC).
Tech Groupissa Jiran todettiin soveltuvan hyvin havaittujen pullonkaulojen ratkaisemiseen, sillä osalla tiimin jäsenistä oli IT-taustaa ja aiempaa kokemusta ohjelmistosta. Koska Jira Software on melko monimutkainen sovellus, Tech Group pyysi TWNä apua sen käyttöönottoon.
Huolellinen pohjatyö ja ratkaisujen validointi johtavat onnistumiseen
Projektin ensimmäinen virstanpylväs oli Proof of Conceptin (PoC) eli konseptin toimivuuden osoittavan kokeilun toteuttaminen. Etenimme ketterästi ja hyödynsimme saatua palautetta seuraavien iteraatioiden lähtökohtana. Tavoitteena oli ensin toteuttaa yrityksen pääprosessit Jirassa ja lisätä sen jälkeen pienempiä prosessin osia vaiheittain pitäen samalla koko prosessi kokonaisuutena mielessä.
”Saadaksemme kokonaiskuvan osastojen toiminnasta ja tavoitteista kävimme yhdessä esihenkilöiden kanssa läpi koko tuotantoprosessin – myynnistä laadunvalvontaan”, kertoo Trinidad Wisemanin Atlassian-asiantuntija Jürgen Talik.
Kun alustavat määritykset oli käyty läpi ja kokonaiskuva vahvistettu projektin ohjausryhmän kanssa, PoC-ratkaisu esiteltiin laajemmalle joukolle, johon kuuluivat myös osastopäälliköt ja keskeiset käyttäjät. Saadun palautteen perusteella tehtiin joitakin rakenteellisia muutoksia. Toisessa laajemmassa demossa ratkaisun rakenne sovittiin osastopäälliköiden kanssa, minkä jälkeen tarvittiin enää pieniä muutoksia.
Ratkaisu otettiin käyttöön puoli vuotta projektin alkamisen jälkeen. Ennen käyttöönottoa osastoille järjestettiin koulutuksia, joissa käyttäjät tutustuivat koko prosessiin, mutta pääpaino oli henkilökohtaisissa työtauluissa ja tehtävissä.
Ohjelmiston päivittäisen käytön myötä käyttäjät oppivat tuntemaan sen mahdollisuudet paremmin, mikä loi pohjaa uusille kiinnostaville ideoille.
"Käyttöönoton jälkeen on tehty yli 100 jatkokehitystä – esimerkiksi lisätty tai poistettu kenttiä, tiloja ja tikettityyppejä, lisätty automaatioita, otettu käyttöön lisäosia sekä toteutettu tukiprosesseja, kuten reklamaatioiden hallinta,” Jürgen kertoo.
Rakenne: tikettijärjestelmä tarjoaa kokonaiskuvan kaikista töistä
Jira-projekti kokoaa yhteen tiketit eli työtehtävät. Tikettihierarkiassa on kolme tasoa. Ylimpänä on Epic, joka kuvaa laajempaa työkokonaisuutta ja kokoaa yhteen sen pienemmät osat – Standard-tason (esim. Task) ja Sub-tason (esim. Sub-Task) tikettilajit.
Kuva 1. Jiran kolmitasoinen tikettihierarkia
Tech Groupissa prosessien rakenne toteutettiin yhdessä Jira-projektissa, jossa ovat käytössä kaikki kolme tikettitasoa. Näin voidaan tarkastella sekä kokonaiskuvaa että siihen liittyviä pienempiä työvaiheita.
Epic kuvaa yleensä yksittäistä asiakkaan konetilausta, mutta se voi kuvata myös konesarjaa tai yksittäisen tilauksen osaa. Kaikki tilaukseen liittyvät tehtävät ovat Epic-tiketin alla, ja Standard-tason tikettilajeilla kuvataan osastokohtaisia tehtäviä.
Jiraan luotiin yhteensä 17 uutta tikettilajia, jotka kuvaavat keskeisiä prosesseja (myynti, suunnittelu, hankinta, keräily, tuotanto, testaus, pakkaus, logistiikka jne.). Lisäksi luotiin erilliset tikettilajit tuotantoprosessin aikana mahdollisesti ilmenevien ongelmien kirjaamiseen ja seurantaan.
”Tiketteihin liittyvät työnkulut vaihtelevat melko paljon osastoittain. Osa niistä on hieman monimutkaisempia ja siirtymistä tilasta toiseen on rajoitettu, mutta yleisesti työnkulkuja ei ollut tarpeen rajata liian tiukasti”, Jürgen kertoo.
Toiminnot: tarvitsemasi tieto on aina saatavilla
Jira tarjoaa monipuolisia ja helppokäyttöisiä toimintoja, joiden ansiosta tarvittavat tiedot ovat aina helposti saatavilla ja löydettävissä.
Loppukäyttäjien kokemuksia Jirasta
Jirasta on tullut Tech Groupin tiimin keskeinen työkalu. Näin loppukäyttäjät kuvaavat, miten Jira helpottaa heidän päivittäistä työtään:
”Minulle oli positiivinen yllätys, kuinka nopeasti käyttöönoton jälkeen tartuttiin ongelmiin ja kehityskohteisiin. Aluksi suhtauduin hieman epäillen siihen, kuinka paljon ohjelmisto auttaisi minua omassa työssäni, mutta Jira on osoittautunut erittäin hyödylliseksi kokonaiskuvan hahmottamisessa. Kaikki projektin tiedot ovat yhdessä paikassa. Yhdeltä tiketiltä pääsee eri osastojen saman projektin tiketteihin ja näkee projektin todellisen tilanteen. Tiiminvetäjätasolla pystyimme käytännössä luopumaan sähköpostin käytöstä. Myös kaikki projektin ongelmiin liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta, ja niitä voidaan helposti hyödyntää seuraavien samanlaisten koneiden valmistuksessa.” (Jaanus Paltser, Tech Groupin tuotantopäällikkö).
”Tieto kulkee nopeammin. Koska asiakkuuspäälliköt hallinnoivat samanaikaisesti useita eri vaiheissa olevia projekteja, suurin hyöty on ollut oma koontinäyttö. Sen avulla kaikista projekteista saa yhdellä kertaa kokonaiskuvan.” (Marko Mets, Tech Groupin avainasiakaspäällikkö ja asiakkuudenhallintatiimin vetäjä).
”Aiemmin tiedot uusista projekteista tulivat sähköpostitse. Syötin ne Trelloon, jossa seurasimme projektien etenemistä. Nyt olemme luopuneet Trellosta kokonaan, ja myös sähköpostien määrä on vähentynyt huomattavasti. Lähtötiedot ovat parempia ja tehtävät osoitetaan suoraan tietylle henkilölle, joten on selvää, kenen vastuulla tehtävä on. Sähköpostitse lähetetyissä tehtävissä tämä ei aina ollut selvää, jos samassa viestissä oli useita vastaanottajia. Positiivista on myös se, että Epicin tiedot siirtyvät alitiketteihin eikä tarvitse etsiä satojen sähköpostien joukosta, mistä ongelma tai tehtävä sai alkunsa. Lisäksi mitään ei pääse unohtumaan, sillä kaikki sinulle osoitetut tehtävät ovat jatkuvasti näkyvissä erilaisten suodattimien avulla.” (Ivar Kukk, Tech Groupin hankintapäällikkö).
”On hienoa nähdä, miten paljon Jira tarjoaa mahdollisuuksia erilaisten automaatioiden luomiseen ja liiketoimintasääntöjen määrittämiseen. Nämä ominaisuudet helpottavat prosessien hallintaa. Tätä osa-aluetta voimme varmasti kehittää jatkuvasti eteenpäin.” (Mari-Elts Vesiallik, Tech Groupin laatupäällikkö).
Yhteenveto
Tech Groupin Jira-käyttöönotto on hyvä esimerkki siitä, miten alun perin ohjelmistokehitysprojektien hallintaan suunniteltua sovellusta voidaan sen joustavuuden ansiosta hyödyntää menestyksekkäästi myös IT-alan ulkopuolella.
Koska Jira on varsin monipuolinen ja monimutkainen ohjelmisto, sen käyttöönotossa kannattaa hyödyntää kokeneen asiantuntijan apua. Asiantuntija tuntee ratkaisun mahdollisuudet ja rajoitukset ja auttaa toteuttamaan käyttöönoton onnistuneesti.
Trinidad Wisemanilla on yli 15 vuoden kokemus IT-järjestelmien suunnittelusta ja kehittämisestä sekä Atlassian -ratkaisujen tarjoamisesta.
Ota yhteyttä
Pysy ajan tasalla uutisistamme ja kiinnostavista projekteistamme
Jaamme tarinoita työstämme ja asiakkaistamme, kerromme designin ja teknologian uusista suunnista ja esittelemme tiimimme ihmisiä. Sisältömme on sekoitus hyödyllistä tietoa, inspiraatiota ja välillä myös hyvää huumoria.