Kuinka intranet otetaan onnistuneesti käyttöön – esimerkkinä e-Residency-tiimi
Vuodesta 2014 lähtien e-Residency (opens in a new tab)-tiimi on työskennellyt tarjotakseen kansainvälisille yrittäjille digitaalisen etäyhteyden Viron sähköisiin palveluihin. Aiemmin organisaatiolta puuttui yhtenäinen järjestelmä kaiken työssä tarvittavan tiedon hallintaan, mikä aiheutti erilaisia haasteita. Yhteistyössä asiakkaan kanssa loimme tiimille uuden intranetin hyödyntäen Atlassianin Confluence-ohjelmistoa ja Refined-sivustonrakennustyökalua.
Keskitetty tietopankki tukee tiimin päivittäistä työtä monin tavoin. Sekä kokeneet että uudet kollegat löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti, projektinhallinta on aiempaa tehokkaampaa ja yhteistyö sujuu entistä paremmin. Tässä blogikirjoituksessa jaamme projektista saamiamme kokemuksia sekä suosituksia intranetin onnistuneeseen käyttöönottoon.
Trinidad Wiseman on Atlassian Platinum Solution Partner. Autamme valitsemaan ja määrittämään sopivan ohjelmiston, kehitämme räätälöityjä Jira- ja Confluence-ratkaisuja sekä tarjoamme koulutusta ja tukea ratkaisujen käyttöönottoon.
Asiakas: tuotantoyritys, jossa yhteistyö on avainasemassa
Tech Group (opens in a new tab) tarjoaa kattavat koneenrakennuspalvelut analyysistä, suunnittelusta ja teknisestä toteutuksesta hankintaan, valmistukseen, kokoonpanoon, testaukseen ja logistiikkaan. Suurin osa koneista valmistetaan tilauksesta, ja asiakkaille toimitetaan vuosittain 600–700 konetta – sekä uusintatilauksia että yksilöllisiä koneita.
Yrityksessä työskentelee yli 130 henkilöä, ja sen ydinprosessit edellyttävät tiivistä yhteistyötä eri osastojen välillä, jotta tilaukset voidaan toimittaa ajallaan ja laadukkaasti sekä mahdolliset ongelmat ratkaista nopeasti.
Hajallaan oleva tieto heikentää tiimin tehokkuutta
Viro on maailman ensimmäinen maa, joka on tarjonnut ulkomaalaisille mahdollisuuden hyödyntää digivaltion sähköisiä palveluja ja perustaa Euroopan unionissa toimivan yrityksen mistä päin maailmaa tahansa. Tähän mennessä yli 115 000 henkilölle on myönnetty e-Residency-status, ja he ovat perustaneet Viroon yli 31 000 yritystä.
e-Residency-ohjelmassa työskentelee yli 20 henkilöä 3–5 hengen tiimeissä. Aiemmin organisaatiolla ei ollut yhtenäistä järjestelmää tiedon hallintaan ja tallentamiseen. Jokainen tiimi käytti omia toimintatapojaan ja työkalujaan, pääasiassa Microsoft OneDrivea tai Google Drivea. Tämän vuoksi tarvittavan tiedon löytäminen oli usein hankalaa ja edellytti avun pyytämistä kollegoilta.
Kymmenen toimintavuoden jälkeen tiimi koki selkeän tarpeen yhdelle helposti ymmärrettävälle järjestelmälle, joka helpottaisi päivittäistä työtä. Niinpä he kääntyivät Trinidad Wisemanin puoleen toteuttaakseen tämän vision.
Selkeys alkaa nykytilanteen kartoittamisesta
Intranetin rakentamista edelsi perusteellinen valmistelutyö, jonka aikana kartoitimme tiimin odotukset uudelle ratkaisulle ja järjestimme olemassa olevan dokumentaation. Tavoitteena oli luoda intranetille mahdollisimman selkeä rakenne ja helppokäyttöinen navigointi.
- Määrittelimme tiimin odotukset uudelle intranetille, mukaan lukien toiminnot, joita nykyiset ratkaisut eivät tarjonneet.
- Kartoitimme olemassa olevan dokumentaation Miron ja Excelin avulla. Kävimme läpi koko Google Driven kansiorakenteen, määritimme sisällöille vastuuhenkilöt ja toteutimme korttilajittelua sekä yksin että ryhmissä, jotta tieto voitiin jäsentää ja luokitella loogisesti.
- Määrittelimme projektin käsitteen. Koska projekteihin osallistuu usein kollegoita eri osastoilta, pelkästään osastoihin perustuva rakenne ei riittänyt intranetille. Perusteellisen keskustelun ja projektin käsitteen määrittelyn jälkeen päätimme erottaa osastot ja projektit kokonaan toisistaan.
- Analysoimme suunnitellun ratkaisun pohjalta, miten olemassa oleva sisältö siirretään uuteen rakenteeseen.
Yhtenäinen Atlassian-ohjelmistoon perustuva intranet
Perusteellisen valmistelutyön jälkeen rakensimme e-Residency-tiimille uuden keskitetyn intranetin Atlassianin Confluence-ohjelmiston ja Refined-sivustonrakennustyökalun avulla.
Uusi intranet kokoaa yhteen kaikki tiimeihin, osastoihin ja projekteihin liittyvät tiedot. Aiemmasta poiketen projekteihin liittyvät tiedot on nyt jäsennelty projektien eikä osastojen mukaan. Samalla jokaisella osastolla on oma tila, johon se voi tallentaa omaan toimintaansa liittyvää tietoa.
Tutkimustietokanta kokoaa yhteen kaikkien osastojen tilaamat tutkimukset. Erityisen suosituksi on noussut tiimin tietosivu, josta löytyvät kaikkien kollegoiden yhteystiedot, esittelyt ja tehtävänimikkeet.
Uusi intranet syntyi e-Residency-tiimin ja Trinidad Wisemanin tiiviin yhteistyön tuloksena. Tiimin jäsenet olivat mukana koko prosessin ajan, ja järjestimme heidän kanssaan haastatteluja, työpajoja ja yhteistyöpäiviä.
Panostimme sujuvaan viestintään ja siihen, että yhteinen työskentely olisi mahdollisimman miellyttävää. Näin projektista muodostui antoisa kokemus molemmille osapuolille.
Yksi tietopankki, monta hyötyä
Hyvin jäsennelty keskitetty intranet tukee tiimin päivittäistä työtä monin tavoin:
- yhtenäisen järjestelmän ansiosta kaikki tarvittava tieto esityspohjista tiimin jäsenten yhteystietoihin on kaikkien saatavilla ja löytyy nopeasti;
- koko tiimillä on jatkuvasti ajantasainen kokonaiskuva käynnissä olevista ja päättyneistä projekteista;
- projektinhallinta on aiempaa helpompaa ja tehokkaampaa, erityisesti silloin, kun projektiin osallistuu kollegoita eri osastoilta;
- perusteellisen analyysin ja valittujen työkalujen (Confluence ja Refined) ansiosta intranetissä navigointi on helppoa ja loogista;
- yhteinen tietopankki mahdollistaa tiedon järjestelmällisen dokumentoinnin, mikä helpottaa uusien tiimin jäsenten sekä tauon jälkeen palaavien perehtymistä;
- ratkaisu helpottaa yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa, sillä intranetistä voidaan kätevästi jakaa tietoa, kuten projektisivuja, organisaation ulkopuolelle;
- erilaisia Confluencen lisätoimintoja käytetään päivittäin, esimerkiksi kokousmuistioiden lomakkeita ja OKR-tauluja;
- ratkaisua käytetään paljon kollegoita ja heidän yhteystietojaan koskevien tietojen löytämiseen;
- mobiiliversion ansiosta intranetin käyttö on sujuvaa myös puhelimella.
Kuinka intranet otetaan onnistuneesti käyttöön
e-Residencyn intranet on hyvä esimerkki siitä, kuinka olemassa oleva dokumentaatio voidaan kartoittaa ja luoda selkeästi jäsennelty tietopankki, joka auttaa tiimiä saavuttamaan tavoitteensa.
Suosituksemme intranetin rakentamiseen:
- Ota tiimi mukaan. Mitä useampi osallistuu intranetin rakentamiseen, sitä paremmin uusi järjestelmä otetaan käyttöön. Mukaan on tärkeää ottaa myös ne tiimit, joilla on jo toimiva järjestelmä ja jotka eivät välttämättä koe muutosta tarpeelliseksi. Osallista ihmiset heti prosessin alusta lähtien.
- Näytä esimerkkiä. Jotta uusi toimintatapa omaksutaan, johdon on tuettava intranetin käyttöönottoa. Uuden työkalun aktiivinen käyttö edellyttää, että esihenkilöt näyttävät tiimille esimerkkiä käyttämällä sitä itse.
- Panosta valmistelutyöhön. Intranetin rakentaminen ei välttämättä ole monimutkaista, mutta se voi viedä aikaa. Varaa riittävästi aikaa nykytilanteen kartoittamiseen, tiedon järjestämiseen sekä intranetin tavoitteista ja rakenteesta sopimiseen. Perusteellinen valmistelutyö maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin onnistuneena lopputuloksena.
- Nimeä vastuuhenkilöt. Jokaisella intranetin sivulla tulee olla nimetty vastuuhenkilö. Jos tiimin jäsenet vaihtuvat, tehtävään on nimettävä uusi henkilö. Näin intranet pysyy ajan tasalla eikä vanhene. Tämä periaate kannattaa dokumentoida ja viestiä koko tiimille.
- Yhdistä eri työkaluja. Jokaisella työkalulla on omat vahvuutensa ja rajoituksensa. Esimerkiksi Confluence ei ole paras ratkaisu kuvatiedostojen tai valokuva-albumien hallintaan. Niihin on kätevämpää käyttää muita työkaluja, jotka voidaan linkittää intranetiin.
Yhteenveto
Yhtenäinen ja hyvin jäsennelty tietopankki on tehnyt e-Residency-tiimin päivittäisestä työstä huomattavasti aiempaa tehokkaampaa ja sujuvampaa.
Intranetin käyttöönotto organisaatiossa ei välttämättä ole monimutkaista, mutta se edellyttää perusteellista valmistelutyötä ja oikeiden työkalujen valintaa, jotta ratkaisu tuottaa arvoa koko tiimille.
Trinidad Wisemanilla on yli 15 vuoden kokemus IT-järjestelmien suunnittelusta ja kehittämisestä, mukaan lukien Atlassian-ratkaisut.
Ota yhteyttä
Pysy ajan tasalla uutisistamme ja kiinnostavista projekteistamme
Jaamme tarinoita työstämme ja asiakkaistamme, kerromme designin ja teknologian uusista suunnista ja esittelemme tiimimme ihmisiä. Sisältömme on sekoitus hyödyllistä tietoa, inspiraatiota ja välillä myös hyvää huumoria.