Kaip sėkmingai įdiegti intranetą – e-Residency komandos pavyzdys
Nuo 2014 m. e-Residency (opens in a new tab) komanda dirba siekdama suteikti tarptautiniams verslininkams nuotolinę skaitmeninę prieigą prie Estijos e. paslaugų. Anksčiau organizacija neturėjo vieningos sistemos visai darbui reikalingai informacijai valdyti, todėl kildavo įvairių iššūkių. Bendradarbiaudami su klientu, komandai sukūrėme naują intranetą, naudodami Atlassian Confluence programinę įrangą ir Refined svetainių kūrimo įrankį.
Centralizuota žinių bazė įvairiais būdais palengvina kasdienį komandos darbą. Tiek patyrę, tiek nauji kolegos gali greitai rasti reikiamą informaciją, projektų valdymas tapo efektyvesnis, o bendradarbiavimas – sklandesnis. Šiame tinklaraščio įraše dalijamės projekto metu įgyta patirtimi ir rekomendacijomis, kaip sėkmingai įdiegti intranetą.
Trinidad Wiseman yra Atlassian Platinum Solution Partner. Padedame pasirinkti ir sukonfigūruoti tinkamą programinę įrangą, kuriame individualiai pritaikytus Jira ir Confluence sprendimus, taip pat teikiame mokymus ir pagalbą diegiant sprendimus.
Klientas: gamybos įmonė, kurioje bendradarbiavimas yra itin svarbus
Tech Group (opens in a new tab) teikia visas mechaninės inžinerijos paslaugas – nuo analizės, projektavimo ir inžinerinių sprendimų iki pirkimų, gamybos, surinkimo, testavimo ir logistikos. Didžioji dalis įrenginių gaminama pagal užsakymą, o klientams kasmet pristatoma 600–700 įrenginių – tiek pakartotinių užsakymų, tiek unikalių įrenginių.
Įmonėje dirba daugiau nei 130 žmonių, o pagrindiniai jos procesai reikalauja glaudaus skirtingų padalinių bendradarbiavimo, kad užsakymai būtų pristatyti laiku ir kokybiškai, o iškilusios problemos būtų greitai išspręstos.
Išskaidyta informacija mažina komandos efektyvumą
Estija yra pirmoji šalis pasaulyje, suteikusi užsieniečiams galimybę naudotis skaitmeninės valstybės e. paslaugomis ir iš bet kurios pasaulio vietos įsteigti Europos Sąjungoje veikiančią įmonę. Iki šiol e-Residency statusas suteiktas daugiau nei 115 000 žmonių, kurie Estijoje įsteigė daugiau nei 31 000 įmonių.
e-Residency programoje dirba daugiau nei 20 žmonių, suskirstytų į 3–5 žmonių komandas. Anksčiau organizacija neturėjo vieningos informacijos valdymo ir saugojimo sistemos. Kiekviena komanda naudojo savo darbo metodus ir įrankius, daugiausia Microsoft OneDrive arba Google Drive. Dėl to reikiamą informaciją dažnai būdavo sunku rasti ir tekdavo prašyti kolegų pagalbos.
Po dešimties veiklos metų komanda aiškiai pajuto poreikį turėti vieną lengvai suprantamą sistemą, kuri palengvintų kasdienį darbą. Todėl ji kreipėsi į Trinidad Wiseman, kad ši vizija būtų įgyvendinta.
Aiškumas prasideda nuo esamos situacijos įvertinimo
Prieš kuriant intranetą atlikome išsamų parengiamąjį darbą, kurio metu išsiaiškinome komandos lūkesčius dėl naujojo sprendimo ir sutvarkėme esamą dokumentaciją. Tikslas buvo sukurti kuo aiškesnę intraneto struktūrą ir patogią navigaciją.
- Nustatėme komandos lūkesčius dėl naujojo intraneto, įskaitant funkcijas, kurių komanda pageidavo, tačiau esami sprendimai jų nesiūlė.
- Naudodami Miro ir Excel išanalizavome esamą dokumentaciją. Aprašėme visą Google Drive aplankų struktūrą, paskyrėme atsakingus asmenis ir atlikome kortelių rūšiavimą tiek individualiai, tiek grupėse, kad informacija būtų logiškai susisteminta ir suskirstyta į kategorijas.
- Apibrėžėme projekto sąvoką. Kadangi projektuose dažnai dalyvauja kolegos iš skirtingų padalinių, vien padaliniais pagrįstos struktūros intranetui nepakako. Išsamiai aptarę, kas yra projektas, ir apibrėžę šią sąvoką, nusprendėme visiškai atskirti padalinius nuo projektų.
- Remdamiesi planuojamu sprendimu išanalizavome, kaip esamą turinį perkelti į naują struktūrą.
Vieningas intranetas, sukurtas naudojant Atlassian programinę įrangą
Po išsamaus parengiamojo darbo e-Residency komandai sukūrėme naują centralizuotą intranetą, naudodami Atlassian Confluence programinę įrangą ir Refined svetainių kūrimo įrankį.
Naujajame intranete vienoje vietoje pateikiama visa informacija apie komandą, padalinius ir projektus. Kitaip nei anksčiau, su projektais susijusi informacija dabar suskirstyta pagal projektus, o ne pagal padalinius. Tuo pačiu metu kiekvienas padalinys turi savo erdvę, kurioje gali kaupti specifines žinias ir informaciją.
Tyrimų duomenų bazėje kaupiami visų padalinių užsakyti tyrimai. Ypač populiarus tapo komandos informacijos puslapis, kuriame pateikiami visų kolegų kontaktiniai duomenys, trumpi pristatymai ir pareigos.
Naujasis intranetas buvo sukurtas glaudžiai bendradarbiaujant e-Residency komandai ir Trinidad Wiseman. Komandos narius įtraukėme į visą procesą, kartu su jais rengėme interviu, dirbtuves ir bendradarbiavimo dienas.
Ypatingą dėmesį skyrėme sklandžiam bendravimui ir siekėme, kad bendras darbas būtų kuo malonesnis. Todėl projektas tapo malonia patirtimi abiem pusėms.
Viena žinių bazė – daug privalumų
Gerai struktūruotas centralizuotas intranetas įvairiais būdais palengvina kasdienį komandos darbą:
- dėl vieningos sistemos visa reikalinga informacija – nuo prezentacijų šablonų iki komandos narių kontaktinių duomenų – yra prieinama visiems ir greitai randama;
- visa komanda nuolat turi aiškią visų vykdomų ir užbaigtų projektų apžvalgą;
- projektų valdymas yra paprastesnis ir efektyvesnis nei anksčiau, ypač kai projekte dalyvauja kolegos iš skirtingų padalinių;
- dėl išsamios analizės ir pasirinktų įrankių (Confluence ir Refined) intraneto navigacija yra paprasta ir logiška;
- viena žinių bazė leidžia sistemingai dokumentuoti žinias, todėl naujiems komandos nariams ir po pertraukos grįžtantiems kolegoms lengviau įsilieti į darbą;
- sprendimas palengvina bendradarbiavimą su kitomis institucijomis, nes intranete patogu dalytis informacija, pavyzdžiui, projekto puslapiu, už organizacijos ribų;
- kasdien naudojamos įvairios papildomos Confluence funkcijos, pavyzdžiui, susitikimų protokolų formos ir OKR lentos;
- sprendimas dažnai naudojamas informacijai apie kolegas ir jų kontaktiniams duomenims rasti;
- dėl mobiliosios versijos intranetu patogu naudotis ir telefonu.
Kaip sėkmingai įdiegti intranetą
e-Residency intranetas yra geras pavyzdys, kaip išanalizuoti esamą dokumentaciją ir sukurti aiškios struktūros žinių bazę, padedančią komandai siekti savo tikslų.
Mūsų rekomendacijos, į ką verta atkreipti dėmesį kuriant intranetą:
- Įtraukite komandą. Kuo daugiau žmonių įtrauksite į intraneto kūrimą, tuo lengviau jie priims ir pradės naudoti naująją sistemą. Svarbu įtraukti ir tas komandas, kurios jau turi veikiančią sistemą ir gali nematyti poreikio ką nors keisti. Žmones pradėkite įtraukti nuo pat proceso pradžios.
- Rodykite pavyzdį. Kad naujas darbo procesas būtų priimtas, intraneto diegimą turi palaikyti vadovai. Kad naujasis įrankis būtų aktyviai naudojamas, vadovai turėtų rodyti komandai pavyzdį ir patys juo naudotis.
- Skirkite dėmesio parengiamajam darbui. Intraneto kūrimas nebūtinai yra sudėtingas procesas, tačiau jis gali užtrukti. Skirkite pakankamai laiko esamai situacijai įvertinti, informacijai susisteminti ir susitarti dėl intraneto tikslų bei struktūros. Kruopštus parengiamasis darbas atsipirks su kaupu ir padės pasiekti sėkmingą rezultatą.
- Paskirkite atsakingus asmenis. Kiekvienas intraneto puslapis turi turėti konkretų atsakingą asmenį. Pasikeitus komandos nariams, ši atsakomybė turi būti perduota kitam žmogui. Taip užtikrinama, kad intranetas išliks aktualus ir nepasens. Šį principą reikėtų dokumentuoti ir aiškiai pristatyti visai komandai.
- Derinkite skirtingus įrankius. Kiekvienas įrankis turi savo ypatybių ir apribojimų. Pavyzdžiui, Confluence nėra geriausias sprendimas vaizdų failams ar nuotraukų albumams tvarkyti. Tam daug patogiau naudoti kitus įrankius, kuriuos vėliau galima susieti su intranetu.
Apibendrinimas
Vieninga ir gerai struktūruota žinių bazė padėjo e-Residency komandai kasdien dirbti gerokai efektyviau ir sklandžiau nei anksčiau.
Intraneto diegimas organizacijoje nebūtinai yra sudėtinga užduotis, tačiau tam reikia kruopštaus parengiamojo darbo ir tinkamų įrankių, kad sprendimas kurtų vertę visai komandai.
Trinidad Wiseman turi daugiau nei 15 metų IT sistemų, įskaitant Atlassian sprendimus, projektavimo ir kūrimo patirties.
Kontaktai
Sekite mūsų naujienas ir įdomius projektus
Dalijamės istorijomis apie savo darbą ir klientus, kalbame apie naujas dizaino ir technologijų tendencijas bei pristatome savo komandos žmones. Mūsų turinys – naudingos informacijos, įkvėpimo ir kartais gero juoko mišinys.