Kaip naudoti Jira pramonės įmonėje efektyvesniam procesų valdymui – Tech Group pavyzdys
Norėdama išlikti konkurencinga, šiandien kiekviena gamybos įmonė turi būti ir IT įmonė – taip buvo teigiama neseniai vykusioje konferencijoje „Smart Industry“. Šiame tinklaraščio straipsnyje papasakosime, kodėl mašinų gamybos įmonė „Tech Group“ nusprendė įsidiegti programinės įrangos kūrime plačiai naudojamą Atlassiani programinę įrangą „Jira“, kaip sprendimas buvo įdiegtas, kokios funkcijos ir automatizacijos naudojamos kasdien ir kaip jos palengvina komandos darbą.
Trinidad Wiseman yra Atlassian Platinum Solution Partner. Padedame pasirinkti ir sukonfigūruoti tinkamiausią programinę įrangą, kuriame individualiai pritaikytus Jira ir Confluence sprendimus bei teikiame mokymus ir pagalbą juos diegiant.
Klientas: gamybos įmonė, kurioje bendradarbiavimas yra itin svarbus
Tech Group (opens in a new tab) teikia visas mašinų gamybos paslaugas – nuo analizės, projektavimo ir inžinerijos iki pirkimų, gamybos, surinkimo, testavimo ir logistikos. Įrenginiai daugiausia gaminami pagal užsakymą, o klientams kasmet pristatoma 600–700 įrenginių – tiek pakartotinių užsakymų, tiek unikalių sprendimų.
Įmonėje dirba daugiau nei 130 darbuotojų, o pagrindiniams procesams būtinas glaudus skirtingų padalinių bendradarbiavimas, kad užsakymai būtų pristatyti laiku ir kokybiškai, o kilusios problemos būtų greitai išspręstos.
Informacijos fragmentacija ir bendro vaizdo trūkumas
Tech Group kreipėsi į Trinidad Wiseman, ieškodama sprendimo, kuris leistų efektyviau valdyti procesus, padidintų kasdienio darbo skaidrumą ir kartu suteiktų bendrą vaizdą. Prieš įdiegiant Jira, įmonė neturėjo centralizuotos sistemos, kurioje būtų galima matyti vykdomų projektų būklę. Skirtingi padaliniai naudojo skirtingus sprendimus, o didžioji dalis informacijos buvo perduodama el. paštu ir tiesiogiai bendraujant.
Daugybė informacijos kanalų ir vieningos sistemos nebuvimas didino administracinę komunikacijos tarp padalinių naštą ir mažino darbo užduočių aiškumą individualiu lygmeniu. Kadangi užsakymams įgyvendinti būtinas glaudus skirtingų padalinių bendradarbiavimas, reikėjo bendro vaizdo, apimančio visus padalinius ir visą projektą.
Jira – programinės įrangos kūrimą palaikančio įrankio – diegimas
Jira iš pradžių buvo sukurta kaip programinės įrangos kūrimą palaikantis įrankis, tačiau dėl savo lankstumo ji gali būti pritaikyta įvairiausių organizacijų darbo procesams. Pavyzdžiui, Jira naudoja didžioji dalis Estijos Respublikos viešojo sektoriaus institucijų (tarp jų SMIT, Gynybos ministerija, Transporto administracija, Užsienio reikalų ministerija, NEMC ir kt.).
Tech Group nusprendė, kad Jira tinka nustatytoms problemoms spręsti, nes dalis komandos narių turėjo IT patirties ir jau buvo susipažinę su šia programine įranga. Kadangi Jira Software yra gana sudėtinga programa, dėl jos diegimo įmonė kreipėsi į TWN.
Kruopštus pasirengimas ir sprendimų validavimas padeda pasiekti sėkmę
Pirmasis projekto etapas buvo Proof of Concept (PoC) – koncepcijos veikimo patikrinimas. Dirbome iteratyviai, o gautą grįžtamąjį ryšį naudojome tolesniems patobulinimams. Pirmiausia siekėme perkelti pagrindinius įmonės procesus į Jira, o vėliau palaipsniui įtraukti smulkesnes procesų dalis, kartu nepamirštant bendro proceso vaizdo.
„Kad susidarytume bendrą vaizdą apie padalinių veiklą ir tikslus, kartu su vadovais peržiūrėjome visą gamybos procesą – nuo pardavimo iki kokybės kontrolės“, – pasakoja Atlassian specialistas Jürgen Talik.
Peržiūrėjus pradines konfigūracijas ir suderinus bendrą sprendimo viziją su projekto valdymo grupe, PoC demonstracija buvo pristatyta platesnei auditorijai, įskaitant padalinių vadovus ir pagrindinius naudotojus. Atsižvelgiant į gautą grįžtamąjį ryšį, buvo atlikti keli struktūriniai pakeitimai. Antrosios platesnės demonstracijos metu sprendimo struktūra buvo suderinta su padalinių vadovais, o vėliau prireikė tik nedidelių patobulinimų.
Sprendimas pradėtas naudoti praėjus šešiems mėnesiams nuo projekto pradžios. Prieš paleidimą padaliniuose buvo surengti mokymai, kurių metu naudotojai susipažino su visu procesu, tačiau daugiausia dėmesio buvo skiriama individualiems informacijos skydeliams ir darbo užduotims.
Kasdien naudodami programinę įrangą, naudotojai vis geriau susipažino su jos galimybėmis, todėl atsirado erdvės naujoms įdomioms idėjoms.
„Nuo sistemos paleidimo atlikta daugiau nei 100 patobulinimų – pridėti ar pašalinti laukai, būsenos ir užklausų tipai, įdiegtos automatizacijos, papildiniai bei pagalbiniai procesai, pavyzdžiui, skundų valdymas“, – pasakoja Jürgen.
Struktūra: užklausų sistema suteikia visų darbų apžvalgą
Jira projektas apjungia užklausas, t. y. darbo užduotis. Užklausų hierarchiją sudaro trys lygiai. Aukščiausias lygis yra Epic, apimantis didesnės apimties darbą ir sujungiantis mažesnes jo dalis – Standard (pvz., Task) ir Sub (pvz., Sub-Task) tipo užklausas.
1 pav. Trijų lygių Jira užklausų hierarchija
Tech Group procesų struktūra buvo sukurta viename Jira projekte, kuriame naudojami visi trys užklausų lygiai. Tai leidžia matyti tiek bendrą vaizdą, tiek su juo susijusius mažesnius darbo etapus.
Epic paprastai reiškia vieną kliento įrenginio užsakymą, tačiau gali apimti ir įrenginių seriją arba vieno užsakymo dalį. Visos su užsakymu susijusios užduotys yra po Epic užklausa, o Standard tipo užklausos naudojamos konkrečių padalinių užduotims aprašyti.
Iš viso buvo sukurta 17 naujų užklausų tipų, atspindinčių pagrindinius procesus (pardavimą, projektavimą, pirkimus, komplektavimą, gamybą, testavimą, pakavimą, logistiką ir kt.). Atskiri užklausų tipai buvo sukurti ir gamybos proceso metu galinčioms kilti problemoms registruoti bei stebėti.
„Su užklausomis susijusios darbo eigos skirtinguose padaliniuose gerokai skiriasi. Kai kurios yra sudėtingesnės, o perėjimai tarp būsenų – ribojami, tačiau apskritai nebuvo poreikio darbo eigų pernelyg griežtai apriboti“, – pasakoja Jürgen.
Funkcionalumas: reikalinga informacija visada pasiekiama
Jira siūlo įvairias patogias funkcijas, užtikrinančias, kad reikalinga informacija visada būtų lengvai pasiekiama ir randama.
Jira galutinių naudotojų atsiliepimai
Šiandien Jira tapo pagrindiniu Tech Group komandos darbo įrankiu. Štai keletas galutinių naudotojų atsiliepimų apie tai, kaip Jira palengvina jų kasdienį darbą:
„Maloniai nustebino tai, kaip greitai po sistemos paleidimo buvo sprendžiamos problemos ir atliekami patobulinimai. Iš pradžių šiek tiek abejojau, kiek ši programinė įranga tiesiogiai padės mano darbe, tačiau Jira iš tiesų labai naudinga norint matyti bendrą vaizdą. Visa projekto informacija yra vienoje vietoje. Iš vienos užklausos galima pereiti prie atitinkamo projekto skirtingų padalinių užklausų ir matyti realią situaciją. Komandų vadovų lygmeniu iš esmės galėjome atsisakyti el. pašto. Be to, visa informacija apie projekto problemas yra vienoje vietoje ir ją galima lengvai panaudoti gaminant kitus panašius įrenginius.“ (Jaanus Paltser, Tech Group gamybos vadovas).
„Informacija juda greičiau. Kadangi klientų vadybininkai vienu metu valdo daug skirtinguose etapuose esančių projektų, didžiausias privalumas yra individualus informacijos skydelis. Jame vienu metu galima matyti visų projektų apžvalgą.“ (Marko Mets, Tech Group pagrindinių klientų vadybininkas ir klientų valdymo komandos vadovas).
„Anksčiau informaciją apie naujus projektus gaudavau el. paštu, tada įvesdavau ją į Trello, kuriame stebėjome projektų būklę. Dabar Trello visiškai atsisakėme, o el. laiškų gerokai sumažėjo. Pradinė informacija yra kokybiškesnė, o užduotys priskiriamos konkretiems žmonėms, todėl visada aišku, kas turi imtis veiksmų. Siunčiant užduotis el. paštu tai ne visada būdavo aišku, jei viename laiške būdavo keli gavėjai. Taip pat naudinga, kad visa Epic informacija perkeliama į antrines užklausas, todėl nebereikia ieškoti tarp šimtų el. laiškų, norint sužinoti, kur prasidėjo problema ar užduotis. Be to, nieko negalima pamiršti, nes visi tau priskirti darbai visada matomi naudojant skirtingus filtrus.“ (Ivar Kukk, Tech Group pirkimų vadovas).
„Puiku matyti, kiek daug galimybių Jira suteikia kuriant įvairias automatizacijas ir apibrėžiant verslo taisykles. Šios galimybės palengvina procesų valdymą. Tai neabejotinai sritis, kurią galime nuolat tobulinti.“ (Mari-Elts Vesiallik, Tech Group kokybės vadovė).
Apibendrinimas
Tech Group Jira diegimas yra geras pavyzdys, kaip programinės įrangos kūrimo projektams valdyti sukurta sistema dėl savo lankstumo gali būti sėkmingai naudojama ir už IT srities ribų.
Kadangi Jira yra gana sudėtinga programinė įranga, ją diegiant verta pasitelkti patyrusį konsultantą, kuris išmano sprendimo galimybes ir apribojimus bei padeda sėkmingai jį įgyvendinti.
Trinidad Wiseman turi daugiau nei 15 metų IT sistemų projektavimo ir kūrimo patirties, įskaitant Atlassiani sprendimų teikimą.
Kontaktai
Sekite mūsų naujienas ir įdomius projektus
Dalijamės istorijomis apie savo darbą ir klientus, kalbame apie naujas dizaino ir technologijų tendencijas bei pristatome savo komandos žmones. Mūsų turinys – naudingos informacijos, įkvėpimo ir kartais gero juoko mišinys.