Näin toteutimme intranetin apuvälinepalveluja tarjoavalle Invarulle

Tässä artikkelissa kerromme, miten autoimme Virossa apuvälinepalveluja tarjoavaa Invarua intranetin käyttöönotossa.

Projekti kesti hieman alle kaksi vuotta, kesäkuusta 2021 maaliskuuhun 2023. Kerromme, miksi Invaru tarvitsi intranetin, miten käyttöönottoprosessi eteni ja millaista hyötyä käyttäjät saavat ratkaisusta nykyään.

Artikkelia varten Invarun markkinointi- ja viestintäpäällikkö, asiakaspalvelupäällikkö ja tietoasiantuntija jakoivat kokemuksiaan ja suosituksiaan.

Invaru – Viron ensimmäinen liikkumisen apuvälineisiin erikoistunut yritys vuodesta 1993

Invaru  (opens in a new tab) aloitti liikkumisen apuvälinepalvelujen tarjoamisen vuonna 1993 ja oli siten ensimmäinen alan yritys Virossa ja mahdollisesti koko entisen Neuvostoliiton alueella. Nykyään yritys työllistää noin 80 asiantuntijaa.

Yritys on erikoistunut liikkumisen apuvälineisiin, hoitotarvikkeisiin ja kuntoutusvälineisiin sekä tarjoaa kokonaisvaltaista ja asiakaslähtöistä palvelua.

Palveluun kuuluu asiakkaiden auttaminen sopivan apuvälineen valinnassa, käytön opastus sekä vaihto- ja korjauspalvelut.

Mikä on intranet?

Intranet on alusta, joka on suunniteltu organisaation sisäiseen tiedonhallintaan ja tiedon jakamiseen.

Tässä asiakastarinassa intranet toteutettiin Atlassianin kehittämällä Confluence  (opens in a new tab) - dokumentinhallintaohjelmistolla.

Hyvin jäsennelty ja yrityksen tarpeisiin räätälöity intranet varmistaa, että työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti.

Intraneteillä voi olla monia käyttötarkoituksia, ja niitä hyödynnetään yleensä organisaation eri osastoilla.

Useiden järjestelmien aiheuttamat haasteet johtivat yhtenäisen ratkaisun kehittämiseen

Yksi Invarun suurimmista haasteista oli tiedon hajanaisuus eri järjestelmissä.

Lukuisten viestintäkanavien käyttö korosti tarvetta keskitetylle alustalle, josta työntekijät löytäisivät helposti vastauksia työhön liittyviin kysymyksiin.

Erilaisten tietojärjestelmien käyttö lisäsi myös tarvetta tehostaa sisäistä viestintää.

Ennen intranetin käyttöönottoa tärkeistä uutisista tiedotettiin sähköpostitse. Kevyempiä, vapaaehtoisesti luettavia uutisia jaettiin uutiskirjeessä, mutta uutiset saattoivat olla jo vanhentuneita uutiskirjeen lähetyshetkellä.

Lisäksi osa tiedoista jaettiin paperilla ja kiinnitettiin toimiston seinille. Tämä käytäntö toimi hyvin, mutta COVID-19-pandemian aikana se oli korvattava digitaalisella järjestelmällä.

Intranetin käyttöönottoprosessi – haastattelut, työpajat, käyttäjäpolut, navigaatio, rakenne ja käyttöliittymäsuunnittelu

Projektin päätavoitteena oli luoda intranet, joka tukee työntekijöiden päivittäistä työtä ja on helppokäyttöinen.

Teknisellä tasolla tämä tarkoitti eri hajanaisissa järjestelmissä, kuten kiintolevyillä, SharePointissa ja sähköpostiviestinnässä, olevan tiedon kokoamista yhdelle alustalle.

Tarpeiden kartoittamiseksi, tunnistettujen ongelmien vahvistamiseksi ja käyttäjäkokemuksen suunnittelemiseksi järjestimme kohderyhmän kanssa useita haastatteluja, työpajoja ja käyttäjätestauksia.

Projektitiimiin kuuluivat TWN Confluence-konsultti, UX/UI-suunnittelija, Invarun osastopäälliköitä sekä asiakaspalvelun edustajia, jotka ovat intranetin pääasiallisia käyttäjiä.

Miten Invaru käyttää intranetiään nykyään ja mitä hyötyä siitä on?

Nykyään Invarun markkinointi- ja viestintäosasto vastaa intranetin hallinnasta, ja noin 80 työntekijää käyttää sitä päivittäin.

Kun kysyimme tiimin eri jäseniltä intranetin tuomista hyödyistä, esiin nousi kolme keskeistä asiaa:

• Se tukee tehokkaasti sisäistä viestintää, esimerkiksi yhteystietojen löytämistä ja ajankohtaisten uutisten seuraamista.
• Uutisosio eli blogi toimii hyvin – julkaisuja voidaan tehdä välittömästi, ja tärkeät tiedotteet on helppo erottaa vapaaehtoisesti luettavasta sisällöstä.
• Ohjeiden, lomakkeiden ja sisäisten prosessidokumenttien löytäminen on helppoa, sillä kaikki tieto on yhdessä paikassa.

”Sekä minä että asiakaspalvelun työntekijät löydämme tarvitsemamme ohjeet intranetistä. Saan tietoa yrityksen ajankohtaisista tapahtumista, tarkistan yhteystietoja ja syntymäpäiviä sekä lisään asiakaspalvelun työntekijöiden työvuoroja ja kokoan tietoa työjärjestelyistä”, kertoo Invarun asiakaspalvelupäällikkö.

Intranet toimii siis Invarun tiimille monipuolisena työkaluna, jota eri rooleissa työskentelevät työntekijät hyödyntävät erilaisiin tarkoituksiin.

Mikä on muuttunut aiempiin ratkaisuihin verrattuna?

Intranetin käyttöönoton jälkeen Invarun sisäisissä prosesseissa ja työkäytännöissä on tapahtunut useita muutoksia.

”Aiemmin meillä oli verkkolevyllä lukuisia kansioita, mikä teki niiden käytöstä työntekijöille hankalaa. Intranetissä kaikki nämä tiedostot on ryhmitelty aihealueittain, ja jos valikoiden selaaminen tuntuu työläältä tai työntekijä ei tiedä, mistä tieto löytyy, hän voi käyttää hakutoimintoa”, kertoo markkinointi- ja viestintäpäällikkö.

Mitä neuvoja Invarun tiimillä on muille intranetin käyttöönottoa suunnitteleville yrityksille?

Kun kysyimme Invarun tiimiltä neuvoja muille intranetin käyttöönottoa suunnitteleville organisaatioille, he jakoivat seuraavat suositukset:

• Kartoittakaa ensin yrityksenne tarpeet ja pohtikaa huolellisesti, mitkä ominaisuudet ovat teille tärkeitä.
• Ottakaa työntekijät mukaan prosessiin ja järjestäkää työpajoja eri vaiheissa. Näin voitte yhdessä pohtia, millaista sisältöä intranetissä kannattaa jakaa, ja suunnitella sen rakenteen sen mukaisesti.
• Varmistakaa, että ohjeet, tiedostot ja lomakkeet lisätään järjestelmään mahdollisimman pian, jotta työntekijöille ei synny tunnetta siitä, että tarvittavaa tietoa puuttuu. Tämä voisi vähentää heidän kiinnostustaan intranetin käyttöön.
• Jos suunnittelette uutisosion lisäämistä etusivulle, on erittäin tärkeää, että uutisvirtaa päivitetään säännöllisesti. Kun työntekijät avaavat intranetin, he katsovat ensimmäisenä uutisosiosta, onko siellä tapahtunut jotain uutta.