Kaip įdiegėme intranetą pagalbinių priemonių paslaugas teikiančioje įmonėje „Invaru“

Šiame straipsnyje pasakojame, kaip padėjome Estijoje pagalbinių priemonių paslaugas teikiančiai įmonei „Invaru“ įdiegti intranetą.

Projektas truko kiek mažiau nei dvejus metus – nuo 2021 m. birželio iki 2023 m. kovo. Aptarsime, kodėl „Invaru“ reikėjo intraneto, kaip vyko jo diegimas ir kokią naudą šis sprendimas naudotojams teikia šiandien.

Rengiant šį straipsnį savo patirtimi ir rekomendacijomis pasidalijo „Invaru“ rinkodaros ir komunikacijos vadovas, klientų aptarnavimo vadovas bei informacijos specialistas.

„Invaru“ – pirmoji Estijoje judėjimo pagalbines priemones teikianti įmonė, veikianti nuo 1993 metų

"Invaru  (opens in a new tab)" pradėjo teikti judėjimo pagalbinių priemonių paslaugas 1993 metais ir tapo pirmąja tokio pobūdžio įmone Estijoje, o galbūt ir visoje buvusios Sovietų Sąjungos teritorijoje. Šiandien įmonėje dirba apie 80 specialistų.

Įmonė specializuojasi judėjimo pagalbinių priemonių, slaugos priemonių ir reabilitacijos įrangos tiekimo srityje, teikdama visapusiškas, į klientą orientuotas paslaugas.

Šios paslaugos apima pagalbą klientams renkantis tinkamiausią priemonę, mokymą ja naudotis, taip pat keitimo ir remonto paslaugas.

Kas yra intranetas?

Intranetas – tai platforma, skirta informacijai organizacijos viduje valdyti ir ja dalytis.

Šioje sėkmės istorijoje intranetas buvo sukurtas naudojant „Atlassian“ sukurtą dokumentų valdymo programinę įrangą "Confluence  (opens in a new tab)".

Gerai struktūruotas ir įmonės poreikiams pritaikytas intranetas užtikrina, kad darbuotojai galėtų greitai ir lengvai rasti reikiamą informaciją.

Intranetai gali būti naudojami įvairiais tikslais, o jais paprastai naudojasi skirtingi organizacijos padaliniai.

Dėl kelių sistemų keliamų iššūkių buvo sukurtas vieningas sprendimas

Vienas didžiausių „Invaru“ iššūkių buvo suskaidyta informacija, išsklaidyta keliose sistemose.

Didelis komunikacijos kanalų skaičius išryškino centralizuotos platformos poreikį, kad darbuotojai galėtų lengvai rasti atsakymus į su darbu susijusius klausimus.

Naudojant įvairias informacines sistemas taip pat atsirado poreikis efektyvinti vidinę komunikaciją.

Prieš įdiegiant intranetą svarbiausia informacija buvo siunčiama el. paštu. Lengvesnio pobūdžio naujienoms, kurių skaitymas nebuvo būtinas, buvo naudojami naujienlaiškiai, tačiau iki naujienlaiškio išsiuntimo naujienos jau galėjo būti pasenusios.

Be to, dalis informacijos buvo pateikiama popieriuje ir kabinama ant biuro sienų. Nors toks būdas veikė efektyviai, COVID-19 pandemijos metu jį teko pakeisti skaitmenine sistema.

Intraneto diegimo procesas – interviu, dirbtuvės, naudotojų kelionės, navigacijos, struktūros ir sąsajos kūrimas

Pagrindinis projekto tikslas buvo sukurti intranetą, kuris padėtų darbuotojams kasdieniame darbe ir būtų paprastas naudoti.

Techniniu požiūriu tai reiškė informacijos, saugomos įvairiose nesusistemintose vietose, pavyzdžiui, standžiuosiuose diskuose, „SharePoint“ ir el. pašto susirašinėjimuose, sujungimą į vieną platformą.

Siekdami tiksliai nustatyti poreikius, patikrinti identifikuotas problemas ir sukurti tinkamą naudotojo patirtį, surengėme keletą interviu, dirbtuvių ir naudotojų testavimų su tiksline grupe.

Projekto komandą sudarė TWN „Confluence“ konsultantas, UX/UI dizaineris, „Invaru“ padalinių vadovai ir klientų aptarnavimo atstovai, kurie yra pagrindiniai intraneto naudotojai.

Kaip „Invaru“ šiandien naudoja intranetą ir kokią naudą jis teikia?

Šiuo metu už „Invaru“ intraneto administravimą atsakingas rinkodaros ir komunikacijos skyrius, o kasdien juo naudojasi apie 80 darbuotojų.

Kai paklausėme skirtingų komandos narių, kokią naudą jiems teikia intranetas, jie išskyrė tris pagrindinius aspektus:

• Jis veiksmingai palaiko vidinę komunikaciją, pavyzdžiui, leidžia lengvai rasti kontaktinę informaciją ir sekti naujienas.
• Naujienų skiltis arba tinklaraštis veikia puikiai – įrašus galima paskelbti iš karto, o svarbią informaciją lengva atskirti nuo neprivalomo skaityti turinio.
• Instrukcijas, formas ir vidinių procesų dokumentus patogu rasti, nes visa informacija yra vienoje vietoje.

„Tiek aš, tiek klientų aptarnavimo darbuotojai intranete randame reikiamas instrukcijas. Čia sužinau, kas vyksta įmonėje, patikrinu kontaktinę informaciją ir gimtadienius, taip pat įkeliu klientų aptarnavimo darbuotojų darbo grafikus ir renku informaciją apie darbo organizavimą“, – pasakojo „Invaru“ klientų aptarnavimo vadovas.

Taigi intranetas „Invaru“ komandai yra daugiafunkcis įrankis, kurį skirtingas pareigas einantys darbuotojai naudoja įvairiems tikslams.

Kas pasikeitė, palyginti su ankstesniais sprendimais?

Įdiegus intranetą, „Invaru“ vidiniuose procesuose ir darbo organizavime įvyko nemažai pokyčių.

„Anksčiau tinklo diske turėjome daugybę aplankų, todėl darbuotojams buvo nepatogu ieškoti ir naudoti informaciją. Intranete visi šie failai suskirstyti pagal temas, o jei ieškoti per meniu atrodo sudėtinga arba darbuotojas nežino, kur rasti informaciją, jis gali pasinaudoti paieškos funkcija“, – pasakojo rinkodaros ir komunikacijos vadovas.

Kokių patarimų „Invaru“ komanda turi kitoms įmonėms, planuojančioms įdiegti intranetą?

Kai paprašėme „Invaru“ komandos pasidalyti patarimais kitoms organizacijoms, planuojančioms įdiegti intranetą, jie pateikė šias rekomendacijas:

• Pirmiausia išsiaiškinkite savo įmonės poreikius ir atidžiai apsvarstykite, kurios funkcijos jums yra svarbios.
• Įtraukite darbuotojus į procesą ir įvairiais etapais organizuokite dirbtuves. Taip galėsite kartu apsvarstyti, kokiu turiniu reikėtų dalytis intranete, ir atitinkamai sukurti jo struktūrą.
• Užtikrinkite, kad instrukcijos, failai ir formos būtų kuo greičiau įkelti į sistemą, kad darbuotojams nesusidarytų įspūdis, jog trūksta reikiamos informacijos. Priešingu atveju gali sumažėti jų susidomėjimas intraneto naudojimu.
• Jei planuojate pagrindiniame puslapyje sukurti naujienų skiltį, labai svarbu reguliariai atnaujinti naujienų srautą. Atidarę intranetą, darbuotojai pirmiausia pažvelgs į naujienų skiltį, kad sužinotų, ar įmonėje įvyko kas nors naujo.