Eikö Jira vastaa yrityksesi tarpeisiin ja ovatko käyttäjät tyytymättömiä? 4 mahdollista ongelmaa ja niiden ratkaisut.

Jiran pääkäyttäjä on sovelluksen ylläpitäjä, jolla on laajat ylläpito-oikeudet Jiran määrittämiseen ja hallintaan. Hänen vastuullaan ovat tyypillisesti esimerkiksi seuraavat tehtävät:

• Jira-projektien luominen ja määrittäminen parhaiden käytäntöjen mukaisesti;
• Järjestelmäasetusten, kuten yleisten käyttöoikeuksien, sähköpostipalvelimien ja tietokannan valvonnan hallinta;
• Käyttäjähallinta;
• Sovellusten ja integraatioiden hallinta;
• Loppukäyttäjien kouluttaminen ja tukeminen sekä heidän tarpeidensa selvittäminen.

Jirasta saatava hyöty riippuu suurelta osin siitä, miten projektit on määritetty. Noudattamalla konfiguraationhallinnan parhaita käytäntöjä voidaan projekteissa toteuttaa kestävää suunnittelua, mittaamista ja analysointia.

Järjestelmäasetusten, sovellusten, integraatioiden ja käyttäjien hallinta puolestaan on ratkaisevan tärkeää sekä ympäristön suorituskyvyn että tietoturvan kannalta.

Hyvällä pääkäyttäjällä on syvällinen ymmärrys sovelluksesta sekä vahvaa teknistä osaamista ja kokemusta.

Olemme havainneet, että nopeasti kasvavissa organisaatioissa Jiran hallinnasta tulee usein sivutehtävä, jota hoidetaan varsinaisten työtehtävien ohessa.

Tämä tarkoittaa usein sitä, ettei ylläpito-oikeudet omaavalla henkilöllä ole riittävästi tietoa sovelluksen hallinnan parhaista käytännöistä tai tarvittavaa osaamista konfiguraatioiden tehokkaaseen hallintaan.

Nimetyn Jiran pääylläpitäjän puuttuminen johtaa usein siihen, että konfiguraatioita tehdään tarpeen mukaan lennosta, jotta loppukäyttäjien tarpeisiin voidaan vastata nopeasti ja projektit saadaan etenemään.

Vaikka tämä lähestymistapa voi toimia lyhyellä aikavälillä, hyvä Jira-hygienia ja pitkällä aikavälillä hyödylliset ratkaisut edellyttävät järjestelmällistä hallintaa.

Siksi Jiran pääkäyttäjällä on keskeinen rooli sen varmistamisessa, että järjestelmän ylläpidossa noudatetaan johdonmukaisesti sovittuja hallintastandardeja.

Hallintastandardeilla tarkoitamme määriteltyjä toimintatapoja ja parhaita käytäntöjä, joita pääkäyttäjä noudattaa Jiran hallinnassa.

Parhaiden käytäntöjen noudattaminen auttaa:

• Välttämään liiallista hallinnollista työkuormaa;
• Luomaan tarkkoja ja realistisia raportteja ja analyysejä;
• Varmistamaan järjestelmän kestävän toiminnan.

Vaikka hallintastandardit voivat vaihdella organisaatioittain, kannattaa aloittaa asioista, joilla on laaja vaikutus.

Millaisia projekteja järjestelmään luodaan?

Atlassianin Cloud-alusta tarjoaa kaksi erilaista projektityyppiä: team-managed- ja company-managed-projektit.

Team-managed-projektien käyttöönotto voi vaikuttaa nopealta ja vaivattomalta, mutta niiden konfiguraatiot ovat erillisiä ja rajallisia.

Team-managed-projektit voivat nopeasti muodostua haasteeksi, kun tarvitaan useita projekteja kattavia raportteja, näkymiä tai analyysejä.

Voiko konfiguraatioelementtejä käyttää uudelleen?

Uusi Jira-projekti voidaan luoda toisen projektin asetusten pohjalta, jolloin järjestelmässä jo olevia konfiguraatioita voidaan käyttää uudelleen.

Käytännössä kyse on malliprojekteista, joissa tikettejä ei hallita, vaan joiden tarkoituksena on toimia uusien projektien luomisen pohjana.

Esimerkkitilanne: Ohjelmistokehityspalveluja tarjoava yritys erottaa toisistaan suuret ja pienet kehitysprojektit. Yritys on päättänyt ottaa Jiran käyttöön projektinhallinnassa.

Yllä kuvatussa esimerkissä hyvä lähtökohta Jiran käyttöönotolle olisi prosessien kartoittaminen sekä suuria että pieniä kehitysprojekteja varten.

Lisäksi pääkäyttäjä tarvitsee tietoa tarvittavista tietokentistä, käyttöoikeuksista ja ilmoituksista.

Tämä kokonaiskuva toimii pohjana malliprojektien konfiguroinnille, ja niiden perusteella voidaan myöhemmin luoda uusia kehitysprojekteja.

Projektimallit vähentävät merkittävästi hallinnollista työkuormaa ja estävät tarpeettomien päällekkäisten konfiguraatioelementtien syntymisen.

Kuinka usein Jira tulisi siivota?

Jiran säännöllinen siivoaminen auttaa ylläpitämään hyvää järjestelmähygieniaa.

Hyvä nyrkkisääntö on, että mitä suurempi yritys ja mitä enemmän Jira-projekteja on käytössä, sitä useammin siivousta tulisi tehdä.

Jiran siivous on suositeltavaa tehdä vähintään 1–2 kertaa vuodessa.

Mitkä ovat konfiguraatioelementtien nimeämistä koskevat kielikäytännöt?

Olemme nähneet Jira-ympäristöjä, joissa konfiguraatioelementtejä, kuten työnkulkujen tiloja, mukautettuja kenttiä ja tikettejä, on luotu useilla eri kielillä.

Vaikka vain yhden kielen käyttäminen ei aina ole mahdollista, kannattaa määrittää ensisijainen ja toissijainen kieli. Tämä tekee Jiran käytöstä loppukäyttäjille johdonmukaisempaa ja intuitiivisempaa.

Ryhmät vai roolit?

Ryhmiä ja rooleja käytetään ensisijaisesti käyttöoikeuksien, ilmoitusten ja tikettitason tietoturvan määrittämiseen. Sekä ryhmillä että rooleilla on omat etunsa, mutta roolit mahdollistavat joustavamman hallinnan.

Jiran konfiguraatioelementit ovat käytännössä rakennuspalikoita, jotka muodostavat projektin perustan. Nämä elementit liitetään skeemoihin, jotka puolestaan liitetään projektiin.

Organisaation kasvaessa Jira-projekteja luodaan usein ketterästi, ja samalla pyritään vastaamaan nopeasti loppukäyttäjien tarpeisiin.

Ajan myötä tämä voi johtaa siihen, että järjestelmään kertyy runsaasti konfiguraatioelementtejä, joita ei välttämättä käytetä lainkaan tai jotka ovat käytännössä toistensa kopioita.

Tyypillisiä esimerkkejä tällaisista päällekkäisistä elementeistä ovat mukautetut kentät, työnkulkujen tilat ja tikettityypit.

Jiran taustajärjestelmässä ei ole rajoitusta, joka estäisi ylläpitäjiä luomasta samannimisiä konfiguraatioelementtejä.

Tämän vuoksi järjestelmässä voi olla useita samannimisiä mukautettuja kenttiä tai hieman eri tavoin nimettyjä kenttiä, jotka tarkoittavat käytännössä samaa asiaa.

Vaikka päällekkäiset konfiguraatioelementit eivät välttämättä vaikuta järjestelmän suorituskykyyn välittömästi, ne voivat nopeasti aiheuttaa loppukäyttäjille hämmennystä ja turhautumista.

Esimerkkitilanne: Käyttäjä haluaa luoda kyselyn löytääkseen kaikki projektin A tiketit, joissa Country-kentän arvo on Estonia.

JQL:ää (Jira Query Language) käytettäessä mukautetun kentän nimen vieressä näkyy kentän ID-tunnus. Loppukäyttäjät eivät kuitenkaan yleensä tunne tätä metatietoa, eikä heidän pitäisi joutua tuntemaan sitä.

Samannimiset kentät kuormittavat järjestelmää ja heikentävät Jiran tehokasta ja käyttäjäystävällistä käyttöä. Mutta miksi järjestelmään syntyy useita samannimisiä kenttiä?

Usein useita samannimisiä kenttiä (esimerkiksi monivalintakenttiä) luodaan silloin, kun samaa kenttää halutaan käyttää eri projekteissa, mutta kussakin projektissa tarvitaan erilaisia valintavaihtoehtoja.

Päällekkäisten kenttien luomisen sijaan suosittelemme ratkaisemaan tämän tarpeen mukauttamalla mukautetun kentän konfiguraatiota.

Esimerkkitilanne: Käyttäjä haluaa löytää kaikki projektien A, B ja C tiketit, jotka ovat parhaillaan analysoitavana. Projekteissa A ja B käytetään samaa työnkulkua, kun taas projektissa C on käytössä erilainen työnkulku.

Loppukäyttäjä ei välttämättä huomaa, että kolmen projektin työnkulut eroavat toisistaan esimerkiksi Analysis- ja In analysis -tilojen osalta.

Jos loppukäyttäjä ei huomaa tätä eroa, hän saattaa luoda esimerkiksi kyselyn project in (A, B, C) and status = "In analysis". Tällöin projektin C Analysis-tilassa olevat tiketit jäävät hakutulosten ulkopuolelle.

Ajan myötä Jiraan voi kertyä huomattava määrä projekteja ja tikettejä, joista monet eivät välttämättä enää ole käytössä.

Liiketoiminnan vaatimusten näkökulmasta on ymmärrettävää, ettei projekteja ja tikettejä voida poistaa. Niiden jättäminen Jiraan kuitenkin kuormittaa järjestelmää ja hidastaa tikettien hakua.

Kun projekti ja sen tiketit arkistoidaan, ne poistetaan Jiran indeksistä, jolloin ne eivät enää näy hakutuloksissa, tauluilla, koontinäytöillä tai muualla.

Valmiiden projektien arkistointi auttaa pitämään Jira-ympäristön selkeänä ja nopeuttaa hakutulosten saamista. Sen tulisi olla olennainen osa Jiran säännöllistä ylläpitoa.