Ar jūsų įmonės Jira neatitinka verslo poreikių ir kelia naudotojų nepasitenkinimą? Štai 4 galimos problemos ir jų sprendimai.

Jira pagrindinis naudotojas yra programos administratorius, turintis plačias administratoriaus teises konfigūruoti ir valdyti Jira. Paprastai jis atsakingas už tokias užduotis kaip:

• Jira projektų kūrimas ir konfigūravimas pagal gerąją praktiką;
• Sistemos nustatymų, pavyzdžiui, bendrųjų prieigos teisių, el. pašto serverių ir duomenų bazės stebėsenos, valdymas;
• Naudotojų valdymas;
• Programų ir integracijų valdymas;
• Galutinių naudotojų mokymas ir konsultavimas bei jų poreikių išsiaiškinimas.

Iš Jira gaunama nauda labai priklauso nuo to, kaip sukonfigūruoti projektai. Konfigūracijos valdymo gerosios praktikos laikymasis leidžia projektuose tvariai planuoti, vertinti rezultatus ir analizuoti duomenis.

Sistemos nustatymų, programų, integracijų ir naudotojų valdymas savo ruožtu yra labai svarbus tiek aplinkos našumui, tiek saugumui.

Geras pagrindinis naudotojas turi puikiai išmanyti programą, turėti techninių žinių ir patirties.

Pastebėjome, kad sparčiai augančiose organizacijose Jira valdymas dažnai tampa papildoma užduotimi, atliekama greta pagrindinių darbo pareigų.

Tai dažnai reiškia, kad administratoriaus teises turinčiam asmeniui trūksta žinių apie programos valdymo gerąją praktiką arba įgūdžių, reikalingų efektyviai valdyti konfigūracijos elementus.

Kai nėra specialiai paskirto pagrindinio Jira administratoriaus, konfigūracijos dažnai kuriamos pagal poreikį, siekiant kuo greičiau patenkinti galutinių naudotojų poreikius ir pradėti projektų darbus.

Nors trumpuoju laikotarpiu toks požiūris gali būti veiksmingas, norint ilgainiui užtikrinti gerą Jira higieną ir vertingus sprendimus, būtinas sistemingas valdymas.

Todėl Jira pagrindinis naudotojas atlieka itin svarbų vaidmenį užtikrinant, kad prižiūrint sistemą būtų nuosekliai laikomasi nustatytų valdymo standartų.

Valdymo standartais laikome nustatytas procedūras ir gerąją praktiką, kurių pagrindinis naudotojas laikosi valdydamas Jira.

Gerosios praktikos laikymasis padeda:

• Išvengti pernelyg didelio administracinio darbo krūvio;
• Kurti tikslias ir realistiškas ataskaitas bei analizes;
• Užtikrinti tvarų sistemos veikimą.

Nors konkretūs valdymo standartai įvairiose organizacijose gali skirtis, verta pradėti nuo aspektų, turinčių plačiausią poveikį.

Kokio tipo projektai kuriami sistemoje?

Atlassian Cloud platformoje siūlomi dviejų tipų projektai: team-managed ir company-managed.

Team-managed projektus gali atrodyti greita ir patogu sukurti, tačiau jų konfigūracijos yra atskiros ir ribotos.

Team-managed projektai gali greitai tapti kliūtimi, kai reikia kurti kelis projektus apimančias ataskaitas, rodinius ar analizes.

Ar konfigūracijos elementus galima naudoti pakartotinai?

Naują Jira projektą galima sukurti pagal kito projekto nustatymus, todėl sistemoje jau esančias konfigūracijas galima naudoti pakartotinai.

Iš esmės tai yra šabloniniai projektai, kuriuose užduotys nėra valdomos – jų paskirtis yra būti pagrindu naujiems projektams kurti.

Pavyzdinė situacija: Programinės įrangos kūrimo paslaugas teikianti įmonė skiria didelės ir mažos apimties kūrimo projektus. Ji nusprendė projektų valdymui įdiegti Jira.

Aukščiau pateiktame pavyzdyje geras Jira diegimo atspirties taškas būtų procesų susisteminimas tiek didelės, tiek mažos apimties kūrimo projektams.

Be to, pagrindiniam naudotojui reikia informacijos apie duomenų laukus, prieigos teises ir pranešimų reikalavimus.

Ši apžvalga tampa pagrindu šabloniniams projektams konfigūruoti, o šie vėliau naudojami naujiems kūrimo projektams kurti.

Projektų šablonai gerokai sumažina administracinį darbo krūvį ir padeda išvengti nereikalingų, besidubliuojančių konfigūracijos elementų kūrimo.

Kaip dažnai reikėtų tvarkyti Jira?

Reguliarus Jira tvarkymas padeda užtikrinti optimalią sistemos higieną.

Rekomenduojama vadovautis principu, kad kuo didesnė įmonė ir kuo daugiau joje Jira projektų, tuo dažniau reikėtų atlikti sistemos tvarkymo darbus.

Jira rekomenduojama tvarkyti bent 1–2 kartus per metus.

Kokiomis kalbos gairėmis reikėtų vadovautis įvardijant konfigūracijos elementus?

Esame matę Jira aplinkų, kuriose tokie konfigūracijos elementai kaip darbo eigos būsenos, pasirinktiniai laukai ir užduotys kuriami keliomis kalbomis.

Nors ne visada įmanoma naudoti tik vieną kalbą, naudinga nustatyti pagrindinę ir antrinę kalbą. Taip darbas su Jira tampa intuityvesnis galutiniams naudotojams.

Grupės ar vaidmenys?

Grupės ir vaidmenys pirmiausia naudojami prieigos teisėms, pranešimams ir užduočių lygio saugumui konfigūruoti. Tiek grupės, tiek vaidmenys turi savų privalumų, tačiau vaidmenys suteikia daugiau valdymo lankstumo.

Jira konfigūracijos elementai iš esmės yra projekto pagrindą sudarančios dalys. Šie elementai susiejami su schemomis, kurios savo ruožtu susiejamos su projektu.

Organizacijai augant, Jira projektai dažnai kuriami lanksčiai, daug dėmesio skiriant greitam galutinių naudotojų poreikių patenkinimui.

Laikui bėgant sistemoje gali susikaupti daugybė konfigūracijos elementų, kurie iš tiesų nėra naudojami arba iš esmės dubliuoja vieni kitus.

Dažniausi tokių besidubliuojančių elementų pavyzdžiai yra pasirinktiniai laukai, darbo eigos būsenos ir užduočių tipai.

Jira vidinėje sistemoje nėra apribojimo, kuris neleistų administratoriams kurti konfigūracijos elementų tuo pačiu pavadinimu.

Todėl neretai galima rasti kelis pasirinktinus laukus tuo pačiu pavadinimu arba šiek tiek skirtingais pavadinimais, nors jie iš esmės reiškia tą patį.

Nors besidubliuojantys konfigūracijos elementai gali neturėti tiesioginio poveikio sistemos našumui, jie gali greitai sukelti galutinių naudotojų painiavą ir nepasitenkinimą.

Pavyzdinė situacija: Naudotojas nori sukurti užklausą ir rasti visas projekto A užduotis, kurių lauko „Country“ reikšmė yra „Estonia“.

Naudojant JQL (Jira Query Language), šalia pasirinktinio lauko pavadinimo rodomas jo ID kodas. Tačiau galutiniai naudotojai paprastai šių metaduomenų nežino ir jiems neturėtų reikėti jų žinoti.

Vienodai pavadinti laukai ilgainiui užgriozdina sistemą ir trukdo efektyviai bei patogiai naudotis Jira. Tačiau kodėl sistemoje atsiranda keli laukai tuo pačiu pavadinimu?

Dažnai keli vienodai pavadinti laukai, pavyzdžiui, kelių pasirinkimų laukai, sukuriami tada, kai tą patį lauką reikia naudoti skirtinguose projektuose, tačiau kiekvienam projektui reikia skirtingų pasirinkimo variantų.

Užuot kūrus dublikatus, rekomenduojame šį poreikį išspręsti pakoreguojant pasirinktinio lauko konfigūraciją.

Pavyzdinė situacija: Naudotojas nori rasti visas projektų A, B ir C užduotis, kurios šiuo metu analizuojamos. Projektuose A ir B naudojama ta pati darbo eiga, o projekte C – kita.

Galutinis naudotojas gali nepastebėti, kad šių trijų projektų darbo eigos skiriasi tokiomis būsenomis kaip „Analysis“ ir „In analysis“.

Nepastebėjęs šio skirtumo galutinis naudotojas gali sukurti, pavyzdžiui, užklausą project in (A, B, C) and status = "In analysis". Tokiu atveju projekto C užduotys, kurių būsena yra „Analysis“, nebus įtrauktos į užklausos rezultatus.

Laikui bėgant Jira gali susikaupti daug projektų ir užduočių, kurių nemaža dalis gali būti nebenaudojama.

Verslo reikalavimų požiūriu suprantama, kad projektų ir užduočių negalima ištrinti, tačiau palikus juos Jira sistemoje ji tampa perpildyta, o užduočių paieška sulėtėja.

Kai projektas kartu su jo užduotimis archyvuojamas, jie pašalinami iš Jira indekso, todėl nebebus rodomi paieškos rezultatuose, lentose, valdymo skydeliuose ir kitur.

Užbaigtų projektų archyvavimas padeda išlaikyti tvarkingą aplinką ir užtikrina greitesnius paieškos užklausų rezultatus. Tai turėtų būti neatsiejama reguliarios Jira priežiūros dalis.