Confluence projektinhallintatyökaluna, tietopankkina tai intranetinä

Kuvitellaan tilanne, jossa asiakas ja palveluntarjoaja tekevät yhteistyötä projektin aikana.

Projektin aikana syntyy monenlaista dokumentaatiota, kuten liiketoimintavaatimuksia, projektisuunnitelmia, kokousmuistioita, teknisiä kuvauksia ja työn tuloksia.

Sekä asiakas että palveluntarjoaja haluavat pysyä ajan tasalla dokumentaatioon tehdyistä lisäyksistä, päivityksistä ja muutoksista ilman, että heidän tarvitsee etsiä tietoa sähköposteista ja niiden liitteistä.

Kaikki osapuolet samassa ympäristössä

Confluencessa voidaan luoda työtiloja (spaces) ja niiden sisälle sivuja (pages). Sisällön katselu- ja muokkausoikeudet voidaan määrittää koko ympäristön tasolla tai erikseen työtiloille ja sivuille.

Tämä tekee käyttöoikeuksien hallinnasta joustavaa.

Lisäksi Confluence ilmoittaa poissaolosi aikana tapahtuneista muutoksista, jotta tärkeät päivitykset eivät jää huomaamatta.

Confluence-tietopankki voidaan toteuttaa itsenäisenä ympäristönä tai integroida Jira Service Managementin asiakasportaaliin.

Asiakasportaaliin integroitu tietopankki voi palvella joko sisäisiä tai ulkoisia asiakkaita, jotka tarvitsevat apua tuotteen tai palvelun käytössä.

Tämä tehokas yhdistelmä auttaa asiakkaita löytämään nopeasti ratkaisuja ongelmiinsa vianmääritysohjeista ja muista käyttöohjeista.

Atlassianin mukaan  (opens in a new tab) tietopankin käyttöönotto voi lisätä ensimmäisellä yhteydenotolla ratkaistujen tukipyyntöjen määrää 30–50 % ja vähentää ilmoitettujen ongelmien ja tukipyyntöjen määrää 10 %.

Confluencea voidaan hyödyntää myös sisäisen viestinnän tukena.

Intranet on ympäristö, johon voidaan koota esimerkiksi yrityksen ohjeistuksia, työprosessien kuvauksia, oppaita, käyttöohjeita sekä blogimuotoisia uutisia.

Käytännössä intranet voi sisältää kaiken tarvittavan tiedon niin uusien työntekijöiden perehdyttämiseen kuin nykyisten työntekijöiden päivittäisen työn tueksi.

Monipuoliset sisällöntuotantomahdollisuudet

Intranet-käytön lisäksi hyödynnämme Confluencea projektinhallintatyökaluna.

Confluencessa arvostamme erityisesti sen monipuolisilla suodatusmahdollisuuksilla varustettua hakutoimintoa, makrojen avulla tapahtuvaa dynaamista sisällöntuotantoa, joustavaa käyttöoikeuksien hallintaa, mahdollisuutta muokata dokumentteja yhdessä sekä integroida Confluence muihin sovelluksiin.

Kun sama sisältö halutaan näyttää useilla eri sivuilla, käytämme Excerpt-makroa, jonka avulla alkuperäiselle sivulle tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti myös muille sivuille.

Monipuolinen valikoima makroja Confluence-sivuille

Analytiikkanäkymä

Confluencen analytiikkanäkymä on hyödyllinen työkalu, jonka avulla voidaan selvittää, millainen sisältö on käyttäjille tärkeintä.

Analytiikkaa voidaan tarkastella koko Confluence-ympäristön tai yksittäisten työtilojen tasolla. Näin voidaan tunnistaa eniten ja vähiten vierailtuja sivuja.

Confluencen analytiikkanäkymä