Neljä syytä, miksi analyysi kannattaa tehdä ennen uuden tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa

Nykytilanteen ongelmat näkyvät usein useilla osastoilla ja eri työtehtävissä. Niiden kartoittamiseksi tarkasti on tärkeää kerätä organisaation jäsenten subjektiivisia näkemyksiä.

Samalla on olennaista, että jokainen kokee olonsa rennoksi ja turvalliseksi jakaessaan ajatuksiaan.

Kertomalla toiminnan tavoitteista voidaan luoda miellyttävä ilmapiiri – tarkoituksena ei ole etsiä syyllisiä, vaan tunnistaa mahdollisia kehityskohteita ja parantaa toiminnan tehokkuutta tulevaisuudessa.

Ongelmien kartoittamiseen on monia menetelmiä, ja sopivin lähestymistapa riippuu projektin erityispiirteistä ja yrityksen koosta.

Olemme havainneet, että asiantuntijan (palvelumuotoilijan, analyytikon tai molempien) vetämä työpaja auttaa luomaan puolueettoman ja avoimen työskentelyilmapiirin.

Ulkopuolisen kumppanin osallistuminen vapauttaa asiakkaan tarpeesta nimetä yrityksen sisältä henkilö ongelmien kartoittamiseen. Samalla se varmistaa järjestelmällisen, puolueettoman ja kokemukseen perustuvan lähestymistavan.

Asiakkaamme tapauksessa keskeisiksi ongelmakohdiksi osoittautuivat:

• Tiedon siiloutuminen (liian monta erillistä sovellusta ja tiedonvaihdon epäyhtenäisyys).
• Puutteellinen tieto yrityksen arvoista ja kulttuurista (eettiset periaatteet ja kollegoiden vastuullinen osallistaminen sisäisiin ohjelmiin).
• Prosesseihin liittyvät haasteet (lainsäädännön ohjaamat prosessit, jotka oli tarpeen digitalisoida).

Ongelmien määrittelyn tuloksena voitiin tunnistaa keskeinen ongelma: viestinnän digitalisointi oli riittämättömällä tasolla.

Oikean ongelman tunnistaminen ja ymmärtäminen mahdollistavat etenemisen ja tavoitteiden asettamisen.

Lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden määrittely auttaa selkeyttämään tulevaan ratkaisuun kohdistuvia odotuksia ja ohjaa kehittämään ratkaisun, joka tukee yrityksen prosesseja mahdollisimman tehokkaasti.

Oikean ongelman tunnistaminen (asiakkaamme tapauksessa viestinnän puutteellinen digitalisointi) auttaa puolestaan määrittelemään projektin tavoitteen:

"Luoda yrityksemme tarpeisiin räätälöity Confluence-pohjainen intranet, jonka avulla digitalisoidaan sisäinen viestintä ja dokumentinhallinta."

Tavoitteen saavuttamiseksi meidän on kuitenkin tunnistettava ratkaisua käyttävät käyttäjäroolit.

Asiakkaamme esimerkissä tyypillisiä käyttäjiä olivat varastotyöntekijät, asiakaspalveluasiantuntijat, IT-asiantuntijat, yksiköiden johtajat, toimitusjohtaja sekä mahdolliset tulevat työntekijät.

Tavanomaisten toimintojen – kuten yrityksen arvoihin tutustumisen, yhteystietojen etsimisen, ajantasaisen tiedon nopean löytämisen ja jakamisen sekä tapahtumakalenterin tarkastelun – lisäksi jokainen käyttäjäryhmä suorittaa intranetissä myös omalle roolilleen ominaisia tehtäviä.

Toimintojen yhdistäminen käyttäjärooleihin edellyttää, että toiminnot on ensin kartoitettu, kuvattu ja luokiteltu. Esimerkiksi lomahakemuksen jättäminen voidaan luokitella lomien hallinnan kategoriaan.

Yhteen toimintokategoriaan voi liittyä useita käyttäjärooleja, mutta tarkat yhteydet määräytyvät yksittäisen toiminnon ja käyttäjäroolin perusteella. Tarkastellaan esimerkiksi työturvallisuuden kategoriaa ja siihen liittyvän dokumentin käsittelyä:

1. Osastonjohtaja päivittää työturvallisuusohjeen.
2. Muutoksen jälkeen käyttäjälle on ilmoitettava, että hänen työtehtäväänsä liittyvää työturvallisuusohjetta on päivitetty.
3. Muutoksen jälkeen käyttäjän koontinäytölle ilmestyy ilmoitus uudesta tehtävästä (päivitetyn ohjeen lukeminen ja testin suorittaminen).
4. Käyttäjä lukee ohjeen määräaikaan mennessä ja vahvistaa tutustuneensa uusiin tietoihin.
5. Käyttäjä suorittaa määräaikaan mennessä hyväksytysti testin, jolla varmistetaan ohjeiden ymmärtäminen.
6. Hyväksytysti suoritetusta testistä tallentuu automaattisesti merkintä käyttäjän profiiliin.
7. Hyväksytyn testisuorituksen jälkeen käyttäjä allekirjoittaa dokumentin, jolla hän vahvistaa ymmärtäneensä päivitetyn ohjeen. Dokumentti tallennetaan intranetin digitaaliseen arkistoon (lainsäädännön vaatimus).

Edellä kuvatut toiminnot on esitetty yleisellä tasolla ja ihannetilanteen näkökulmasta. Tällainen vaiheittainen luettelo ei kuitenkaan anna kokonaiskuvaa muista mahdollisista tilanteista, esimerkiksi silloin, jos:

• Käyttäjä ei lue ohjetta määräaikaan mennessä.
• Käyttäjä ei suorita testiä hyväksytysti asetettuun määräaikaan mennessä.
• Käyttäjä suorittaa testin paperilla (miten tuloksesta luodaan digitaalinen kopio).

Prosessimalli auttaa ymmärtämään monimutkaisia prosesseja, joihin osallistuu useita eri osapuolia.

Yleensä mitä suurempi organisaatio on, sitä enemmän erilaisia prosesseja sen toimintaan liittyy.

Prosessimallin laatiminen auttaa hahmottamaan prosessin kokonaisuutena ja vähentää riskiä, että jokin merkittävästi vaikuttava tekijä jää huomaamatta.

Prosessin mallintaminen auttaa tunnistamaan toiminnallisia vaatimuksia, joita ei ole aiemmin havaittu. Näin voidaan määritellä tarvittavat toiminnallisuudet ja pohtia mahdollisia teknisiä ratkaisuja.

Jos intranet toteutetaan olemassa olevan tuotteen (tässä esimerkissä Confluencen) pohjalta, on otettava huomioon myös mahdolliset rajoitukset.

Tietyt vaatimukset, kuten automaattiset toiminnot tai erityiset rajoitukset (esimerkiksi dokumentin avaamisen estäminen ennen testin suorittamista), voidaan toteuttaa vain lisäsovellusten avulla.

Mahdollisten teknisten ratkaisujen pohtiminen samanaikaisesti prosessien kartoittamisen kanssa helpottaa odotusten hallintaa ja auttaa arvioimaan kustannusten ja hyötyjen välistä tasapainoa.

Nopeasti kasvavan organisaation johtaminen on kuin extreme-urheilua nykypäivän ketterässä maailmassa. Kilpailukyvyn säilyttäminen ja tulosten saavuttaminen edellyttävät älykkäitä ja innovatiivisia ratkaisuja.

Analyysivaihe auttaa tunnistamaan oikean ongelman, asettamaan tavoitteen, huomioimaan käyttäjien tarpeet sekä muodostamaan yksityiskohtaisen kokonaiskuvan prosesseista ja mahdollisista teknisistä ratkaisuista.

Alkuperäisistä suunnitelmista poiketen tiettyjen prosessien ja automaatioiden toteuttaminen saattaa vaatia enemmän räätälöityä kehitystyötä kuin alun perin arvioitiin.