Jira Software vai Jira Work Management? 7 asiaa, jotka kannattaa huomioida valintaa tehdessä

Jira Softwaren tavoin yksi JWM:n keskeisistä ominaisuuksista on taulu, jossa Jira-tehtäviä voidaan seurata kortteina. JWM:n taulu ja sen tarjoamat mahdollisuudet ovat kuitenkin melko rajalliset:

Kaksi oletusarvoista pikasuodatinta

JWM:n taulussa on vain kaksi pikasuodatinta (vastuuhenkilön ja määräpäivän perusteella). Uusien JQL-pikasuodattimien lisääminen ei ole mahdollista.

Työnkulun tilat vastaavat suoraan JWM-taulun sarakkeita

Jokaiselle alkuperäisen työnkulun tilalle luodaan tauluun samanniminen sarake.

Toisin kuin Jira Softwaren ketterän kehityksen taulussa, JWM:ssä sarakkeita ei voi nimetä uudelleen eikä työnkulun tiloja voi yhdistää haluttuihin sarakkeisiin.

Lisäksi on tärkeää huomata, että jos projektin tehtävätyyppeihin liitetään uusia työnkulkuja, niiden tiloja vastaavia sarakkeita ei luoda automaattisesti.

Tämän vuoksi uusia työnkulkuja käyttävien tehtävien tilaa ei voi muuttaa vetämällä ja pudottamalla niitä taululla.

Jira Work Managementissa aikajana- eli Gantt-kaavionäkymän nimi on Timeline, kun taas Jira Softwaren Standard-paketissa vastaava ominaisuus on Basic Roadmap.

Molemmat ominaisuudet näyttävät yhden projektin tehtävät. JWM:n aikajananäkymän merkittävä puute on se, että se ei näytä tehtävien hierarkiaa.

Jos Epic-tason tehtävään kuuluu Task- tai Story-tyyppisiä tehtäviä, niiden välinen yhteys ei näy aikajananäkymässä, vaan tehtävät luetellaan luomisjärjestyksessä.

Epic-tason tehtävällä TJWM-7 on kaksi alitehtävää – TJWM-6 ja TJWM-5, mutta niitä ei näytetä hierarkkisessa järjestyksessä.

Jira Softwaren Basic Roadmap puolestaan näyttää tehtävät hierarkkisessa järjestyksessä:

Esimerkki Basic Roadmap -näkymästä, jossa tehtävät esitetään hierarkkisessa järjestyksessä.

JWM:n luettelonäkymä on tallennettu hakutulos, joka näyttää kaikki projektin tehtävät.

Vaikka luettelon sarakkeissa voidaan näyttää erilaisia kenttiä (myös mukautettuja kenttiä) ja niiden arvoja, suodatusmahdollisuudet ovat rajalliset.

JWM:n luettelonäkymässä tehtäviä voidaan suodattaa vain tiettyjen järjestelmäkenttien perusteella.

Esimerkki JWM:n luettelonäkymästä ja suodatusvaihtoehdoista.

Luettelonäkymän hyödyllisiä ominaisuuksia ovat kuitenkin mahdollisuus ryhmitellä tehtäviä ja muokata kenttien arvoja suoraan luettelonäkymässä.

Jira Softwaressa tehtävistä voidaan muodostaa luettelonäkymä hakutoiminnon avulla, mutta kenttien arvojen muokkaaminen suoraan luettelossa ei ole mahdollista.

Esimerkki Jiran tehtävähakujen luettelonäkymästä. Joitakin kenttien arvoja (esim. tila, vastuuhenkilö ja kommentti) voidaan muuttaa suoraan luettelossa, mutta päivämäärä- ja mukautettuja kenttiä voidaan muokata vain tehtävän tarkemmassa näkymässä.

JWM:lle ominaiset lomakkeet tarjoavat innovatiivisen tavan kerätä ja tallentaa tietoa sidosryhmiltä.

Lomakkeita voidaan liittää eri tehtävätyyppeihin, ja niihin voidaan lisätä haluttuja kenttiä, jotka vastaanottajat voivat täyttää. Täytetyt ja lähetetyt lomakkeet näkyvät projektissa uusina tehtävinä.

Lomakkeiden määrittelyssä on kuitenkin rajoituksia, sillä kentille ei voi asettaa oletusarvoja (esim. prioriteettia ”Medium”).

Lisäksi on tärkeää huomata, että lomakkeita voivat täyttää vain sisäänkirjautuneet käyttäjät, joilla on JWM-lisenssi.

Esimerkki JWM:n lomakkeen luontinäkymästä.

JWM:n kalenterinäkymässä tehtävät esitetään harmaina vaakasuuntaisina palkkeina niiden aloitus- ja määräpäivän perusteella. Palkit ulottuvat kalenterissa tehtävien keston mukaisesti yhden tai useamman kuukauden päiville.

Kalenterissa voi myös luoda uusia tehtäviä. Jos tehtäviä on kuitenkin paljon ja niiden päivämäärät sijoittuvat eri kuukausille, näkymästä voi tulla melko sekava.

Tällöin voi olla tehokkaampaa käyttää aikajananäkymää (Timeline), jossa aikataulua voidaan tarkastella myös vuosineljänneksittäin ja tehtävien päivämäärät saa näkyviin välittömästi siirtämällä osoittimen tehtäväpalkin päälle.

Esimerkki JWM:n kalenterinäkymästä.

JWM:ssä projektia luotaessa voidaan valita jopa 24 erilaisesta projektimallista, joista jokaisessa on omat oletusasetuksensa (tehtävätyypit, työnkulut jne.).

Esimerkkejä JWM:n projektimalleista.