Haluatko saada kaiken irti Jirasta? Aloita tästä – 6 parasta käytäntöä Jira-käyttäjille

Jiran projektit ja niiden tehtävät voidaan nähdä tavoitteellisena toimintana, jolla pyritään saavuttamaan tietty päämäärä.

Ennen Jiran käyttöönottoa kannattaa miettiä kaikkia organisaation sidosryhmiä – ketkä tulevat käyttämään Jiraa, millaisia tietoja heidän tulee syöttää järjestelmään ja mikä on haluttu lopputulos.

Työprosessien ja vaatimusten huolellinen kuvaaminen luo hyvän perustan työkalun käyttöönotolle siten, että se vastaa eri sidosryhmien odotuksia.

Esimerkiksi TWN:llä käytämme Jira Software -projekteja pääasiassa ohjelmistokehitysprojektien hallintaan, tiimien työn seurantaan sekä rekrytointiprosessin tukemiseen.

Kaikilla edellä mainituilla prosesseilla on hyvin erilaiset tavoitteet, minkä vuoksi niitä tukevat Jira-projektit on rakennettu eri tavoin.

Projektien looginen ja selkeä rakenne johdattaa meidät seuraavaan aiheeseen: Jiran pääkäyttäjään.

Jiran joustavuus tekee siitä erittäin monipuolisen työkalun. Hyvien käytäntöjen noudattaminen voi kuitenkin muuttua haastavaksi, jos eri osapuolet hallinnoivat järjestelmää omien mieltymystensä mukaan.

Asiakkaamme ovat kutsuneet pääkäyttäjiään jopa ”Jiran jumaliksi”. Pääkäyttäjät ovat kokeneita Jira-ylläpitäjiä, jotka:

• ymmärtävät Jiran kokonaisuutena;
• osaavat muuttaa loppukäyttäjien tarpeet Jiran toiminnallisuuksiksi;
• luovat uusia projekteja ja ylläpitävät olemassa olevia projekteja mahdollisimman optimaalisilla määrityksillä.

Pääkäyttäjän tehtävänä on selvittää, millaisia haasteita loppukäyttäjillä on nykyisessä ratkaisussa ja/tai mitä tulevaisuudessa halutaan saavuttaa, sen sijaan että uusia vaatimuksia alettaisiin toteuttaa välittömästi.

Muutoksia voidaan tehdä helposti muutamalla napsautuksella, mutta kokonaiskuvan huomioiminen sekä ongelman ja halutun tavoitteen määrittely auttavat luomaan skaalautuvan ratkaisun ja vähentämään päällekkäistä työtä.

Optimaaliset määritykset liittyvät läheisesti seuraaviin hyviin käytäntöihin: standardointiin, käyttöoikeuksien hallintaan sekä koontinäyttöjen ja testiympäristön käyttöönottoon.

Otetaan esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektit. Ohjelmistojen X ja Y kehitystä hallitaan erillisissä Jira-projekteissa.

Työprosessien vaiheet (eli tehtävän mahdollinen elinkaari) kuvataan Jirassa työnkulkuina (workflows). Jokaiselle uudelle Jira-projektille määritetään oletusasetusten mukainen oma työnkulku muiden määritysten ohella.

Jos ohjelmistojen X ja Y kehitysprosessit ovat samanlaisia eikä erillisille määrityksille ole tarvetta, hyvä käytäntö olisi käyttää yhteistä työnkulkua molemmissa projekteissa.

Jos vastaavia projekteja on tulevaisuudessa kymmeniä tai jopa satoja, standardointi ja yhteisten määritysten hyödyntäminen eri projekteissa auttavat vähentämään ylläpidon työmäärää ja ehkäisemään järjestelmän suorituskykyongelmia.

Käyttöoikeusmalli määrittää, ketkä voivat nähdä projektin tehtäviä ja suorittaa tiettyjä toimintoja projektissa.

Jirassa ryhmät ovat järjestelmänlaajuisia, kun taas roolit ovat projektikohtaisia. Alla oleva käyttöoikeusmallin kuva osoittaa, että Browse Projects -käyttöoikeus (projektien tarkasteluoikeus) on myönnetty kahdelle roolille.

Jos esimerkiksi Browse Projects -käyttöoikeus (projektien tarkasteluoikeus) myönnetään ryhmälle, projekti ja sen tehtävät näkyvät kaikille kyseiseen ryhmään kuuluville käyttäjille (esimerkiksi ryhmälle, johon kuuluvat kaikki organisaation työntekijät).

Jos kaikilla ei kuitenkaan saa olla oikeutta suorittaa projektissa tiettyjä toimintoja (kuten luoda, muokata tai osoittaa tehtäviä käyttäjille), näiden käyttöoikeuksien määrittämisessä kannattaa harkita roolien hyödyntämistä.

Ryhmiä voidaan käyttää myös tilanteissa, joissa projektiin liittyy ulkopuolisia käyttäjiä.

Ulkopuolisten käyttäjien lisääminen ryhmään ja tarvittavien käyttöoikeuksien myöntäminen koko ryhmälle on todennäköisesti tehokkaampaa kuin jokaisen käyttäjän lisääminen erikseen projektin rooleihin. Tämä lähestymistapa toimii kuitenkin vain silloin, kun kaikille ryhmän käyttäjille voidaan myöntää samat käyttöoikeudet.

Jiran koontinäyttö on erinomainen tapa tarkastella tilastoja ja saada kokonaiskuva yhdestä tai useammasta projektista haluttujen kriteerien perusteella.

Hyvin suunnitellut koontinäytöt auttavat välttämään tiedon siiloutumista ja tarjoamaan kaikille asianomaisille tarvittavat tiedot yhdellä sivulla. Koontinäyttöjen muokkaus- ja katseluoikeuksia voidaan määrittää erikseen.

Koontinäytöillä tiedot esitetään pienoisohjelmien (gadgets) avulla, jotka hakevat tietonsa suodattimista (tallennetuista JQL-kyselyistä) tai suoraan projekteista.

Esimerkiksi Assigned to Me -pienoisohjelma näyttää kaikki käyttäjälle osoitetut tehtävät. Se hakee tietonsa suodattimesta assignee = currentUser(), joka näyttää eri tiedot sen mukaan, kuka on kirjautunut Jiraan ja tarkastelee koontinäyttöä.

Esimerkki Jiran koontinäytöstä.

Yksi monipuolisimmista pienoisohjelmista on Filter Results, joka näyttää tallennetun suodattimen perusteella haetut tiedot. Suodattimissa voidaan käyttää erilaisia funktioita, ja niitä yhdistelemällä voidaan luoda hyvinkin tarkkoja kyselyitä. Tässä muutamia esimerkkejä:

• project = TEST AND issuetype = Task – näyttää kaikki TEST-projektin Task-tyyppiset tehtävät.
• created > startOfDay("-3d") - näyttää kaikki viimeisten kolmen päivän aikana luodut tehtävät.
• project in projectsWhereUserHasPermission("Edit Issues") AND status = Open – näyttää avoimet tehtävät projekteista, joissa käyttäjällä on Edit Issues -käyttöoikeus (tehtävien muokkausoikeus).
• issuekey IN updatedBy("Mari Maasikas") - näyttää avoimet tehtävät projekteista, joissa käyttäjällä on Edit Issues -käyttöoikeus (tehtävien muokkausoikeus).
• issue in linkedIssues(TEST-123,"is duplicated by") - näyttää tehtävät, jotka on linkitetty tehtävään TEST-123 linkkityypillä ”is duplicated by” (tehtävästä on luotu kaksoiskappale).

Vaikka erilaisia pienoisohjelmia on kymmeniä, yhtä koontinäyttöä ei kannata kuormittaa liian monella pienoisohjelmalla.

Monet Jiran määritykset ovat yhteydessä toisiinsa. Ennen laajojen muutosten tekemistä tuotantoympäristöön kannattaa hyödyntää testiympäristöä, jotta voidaan varmistaa, että kaikki toimii odotetusti. Tarvittaessa muutokset kannattaa myös testata ja hyväksyttää käyttäjillä.

Jira Data Centerissä kehittäjälisenssi sisältyy varsinaiseen tuotteeseen. Jira Cloudissa puolestaan Premium-tilaukseen sisältyy maksuton testiympäristö (sandbox).