6 asiaa, jotka kannattaa huomioida, kun harkitset Advanced Roadmapsin tai Structuren käyttöönottoa projektisalkun hallintaan

Vaikka voisi olettaa, että kaikissa projektisalkun suunnittelutyökaluissa on mahdollisuus tarkastella Jira-tehtäviä aikajanalla (Gantt-kaaviossa), Structure - Flexible Jira Project Management  (opens in a new tab) -sovelluksessa (jäljempänä ”Structure”) tämä ominaisuus ei ole oletusarvoisesti käytettävissä.

Oletusarvoisesti Structure-näkymässä Jira-tehtävät esitetään yksinkertaisena, laskentataulukkoa muistuttavana luettelona.

Tehtäviä on mahdollista tarkastella myös aikajanalla, mutta se edellyttää erillisen Structure.Gantt  (opens in a new tab) -lisäsovelluksen hankkimista. Sovellus on yhteensopiva Structure-lisäosan kanssa.

Advanced Roadmapsissa  (opens in a new tab) Jira-tehtävien esittäminen aikajanalla puolestaan kuuluu jo tuotteen vakio-ominaisuuksiin.

Havainnollistava näkymä Advanced Roadmapsin aikajanasta. Aikajanan tarkastelujaksoksi voidaan valita viikko, kuukausi, vuosineljännes tai vuosi. Palkkien värit voidaan määrittää eri arvojen perusteella.

Suunnitelma- tai taulukohtainen Jira-tehtävien määrärajoitus on todennäköisesti tärkeä arviointikriteeri erityisesti pitkäkestoisissa projekteissa ja suurissa yrityksissä.

Advanced Roadmapsissa yhden suunnitelman Jira-tehtävien enimmäismäärä on 5 000. Structure Cloudissa yhden Structure-näkymän koko on tällä hetkellä rajoitettu 10 000 riviin  (opens in a new tab).

Advanced Roadmaps sisältää automaattisen aikataulutuksen ominaisuuksia.

Automaattinen aikataulutus luo suunnitelman Jira-tehtävien tietojen ja suunnitelman asetusten perusteella. Advanced Roadmaps ottaa huomioon useita tekijöitä muodostaakseen tiimeille mahdollisimman sopivan aikataulun:

• käyttääkö tiimi Kanban- vai Scrum-menetelmää;
• mihin sprintteihin suunnitelman tehtävät on määritetty (tarvittaessa);
• iteraation jäljellä oleva kapasiteetti;
• tehtävien aloitus- ja päättymispäivät;
• tehtävien tärkeysjärjestys;
• tehtävien väliset riippuvuudet;
• tehtävien työmääräarviot.

Automaattinen aikataulutus voi esimerkiksi ehdottaa tehtävälle sopivia tavoiteltuja aloitus- ja päättymispäiviä ottaen huomioon tiimin käyttämän työskentelymenetelmän (Kanban tai Scrum), tiimin jäsenten määrän sekä käytettävissä olevan kapasiteetin viikkoa tai sprinttiä kohden.

Structure ei puolestaan tällä hetkellä tue tiimiasetusten määrittämistä.

Automaattinen aikataulutus Advanced Roadmapsissa. Automaattisesti aikataulutettujen Jira-tehtävien aikataulupalkit ja niitä vastaavat tehtävätiedot merkitään violeteilla raidoilla.

Advanced Roadmapsissa suunnitelmanäkymään voidaan lisätä ja siinä voidaan näyttää tiettyjä mukautettuja kenttiä (poikkeuksena voivat olla muiden lisäosien kentät, kuten Tempo-kentät).

Jira-tehtäviä ei kuitenkaan voi ryhmitellä näiden mukautettujen kenttien perusteella.

Advanced Roadmaps -suunnitelma, jossa Jira-tehtävät on ryhmitelty vastuuhenkilön mukaan. Tehtäviä voidaan ryhmitellä myös projektin, komponentin, tunnisteen, julkaisuversion, sprintin tai tiimin perusteella.

Structure puolestaan mahdollistaa Jira-tehtävien ryhmittelyn tiettyjen mukautettujen kenttien perusteella. Jos projektissa käytetään esimerkiksi mukautettuja monivalintakenttiä, tehtävät voidaan ryhmitellä Structure-näkymässä näiden kenttien arvojen mukaan.

Structure-näkymä, jossa Jira-tehtävät on ryhmitelty ensin mukautetun Countries-kentän (maat) arvojen perusteella ja sen jälkeen vastuuhenkilön mukaan.

Olisi ihanteellista, jos kaikki käyttämämme sovellukset olisivat visuaalisesti miellyttäviä ja moderneja, sisältäisivät älykkäitä ja monipuolisia toimintoja sekä olisivat tietenkin helppokäyttöisiä.

Valitettavasti on harvinaista, että yksi ohjelmisto täyttäisi kaikki käyttäjän toiveet ja vaatimukset (ellei sitä suunnittele ja kehitä itse).

Käyttäjän näkökulmasta on kuitenkin ymmärrettävää, että päivittäin käytettävässä sovelluksessa pienilläkin yksityiskohdilla alkaa olla suuri merkitys käyttökokemuksen kannalta.

Seuraavassa on muutamia Structuren toiminnallisuuteen, käyttökokemukseen ja vuorovaikutukseen liittyviä ominaisuuksia, joista pidämme:

• Pikasuodattimet – Pikasuodattimien avulla käyttäjä voi yhdellä napsautuksella suodattaa näkymän tehtäviä eri hakuehtojen perusteella. Esimerkiksi "Unresolved" (Ratkaisemattomat) ja "Assigned to me" (Minulle osoitetut) ovat oletusarvoisia pikasuodattimia. Hakuehtoja voidaan lisätä tai poistaa tarpeen mukaan.
• Tehtävän yksityiskohtainen näkymä – Kun tietyn tehtävän tietoja halutaan tarkastella lähemmin, riittää, että napsauttaa tehtävän tunnusta. Tehtävän yksityiskohtaiset tiedot avautuvat ponnahdusikkunaan samassa näkymässä, eikä tehtävää tarvitse avata erilliseen välilehteen, kuten Advanced Roadmapsissa.
• Kahden taulukkonäkymän käyttö – Kun projektisalkun näkymät liittyvät toisiinsa, on erittäin kätevää työskennellä molempien parissa samanaikaisesti. Riittää, että siirtyy kahden rinnakkaisen taulukon näkymään. Tarvittaessa kohteita voidaan myös vetää ja pudottaa Structure-näkymästä toiseen.

Structure-näkymä, jossa on käytössä kaksi rinnakkaista taulukkoa.

Monien muiden tekijöiden ohella myös saatavuus ja hinta vaikuttavat siihen, kumpi ratkaisu kannattaa valita.

Advanced Roadmaps sisältyy oletusarvoisesti Jira Software Data Center -tuotteeseen. Pilviversiossa se kuuluu Premium- ja Enterprise-tilauksiin.

Structure on saatavilla sekä Data Center- että Cloud-alustoille, mutta se on erikseen maksullinen lisäosa.