Norite išnaudoti visas Jira galimybes? Pradėkite čia – 6 gerosios praktikos patarimai Jira naudotojams

Jira projektus ir juose esančias užduotis galima vertinti kaip tikslingą veiklą, kuria siekiama konkretaus rezultato.

Prieš diegiant Jira verta pagalvoti apie visas suinteresuotąsias organizacijos šalis – kas naudosis Jira, kokią informaciją šie naudotojai turės pateikti ir koks turėtų būti siekiamas rezultatas.

Išsamus darbo procesų ir reikalavimų aprašymas sudaro tvirtą pagrindą įdiegti įrankį taip, kad jis atitiktų skirtingų suinteresuotųjų šalių lūkesčius.

Pavyzdžiui, TWN įmonėje Jira Software projektus daugiausia naudojame programinės įrangos kūrimo projektams valdyti, komandų darbui stebėti ir darbuotojų atrankos procesui palaikyti.

Visų šių procesų tikslai labai skiriasi, todėl juos palaikantys Jira projektai yra skirtingai struktūruoti.

Apgalvota projektų logika ir struktūra mus atveda prie kitos temos – pagrindinio Jira administratoriaus.

Jira lankstumas yra viena didžiausių šio įrankio stiprybių. Tačiau laikytis gerosios praktikos principų gali būti sudėtinga, jei skirtingos suinteresuotosios šalys sistemą administruoja savo nuožiūra.

Mūsų klientai savo pagrindinius administratorius kartais net vadina „Jira dievais“. Tai patyrę Jira administratoriai, kurie:

• supranta Jira kaip visumą;
• geba pritaikyti Jira funkcionalumą galutinių naudotojų poreikiams;
• kuria naujus projektus ir prižiūri esamus, naudodami kuo optimalesnes konfigūracijas.

Pagrindinio administratoriaus užduotis – išsiaiškinti, su kokiais sunkumais galutiniai naudotojai susiduria naudodami dabartinį sprendimą ir (arba) kokius rezultatus reikia pasiekti ateityje, o ne iš karto imtis naujų reikalavimų įgyvendinimo.

Nors pakeitimus dažnai galima atlikti vos keliais paspaudimais, svarbu matyti bendrą vaizdą. Problemos apibrėžimas ir siekiamo tikslo nustatymas padeda sukurti lengvai plečiamą sprendimą bei sumažinti pasikartojančių darbų kiekį.

Optimali konfigūracija glaudžiai susijusi su kitais gerosios praktikos principais – standartizavimu, prieigos teisių valdymu, taip pat ataskaitų sričių ir testavimo aplinkos diegimu.

Panagrinėkime programinės įrangos kūrimo projektų pavyzdį. Programinės įrangos X ir Y kūrimas valdomas dviejuose atskiruose Jira projektuose.

Darbo procesų etapai (arba galimas užduoties gyvavimo ciklas) Jira sistemoje aprašomi kaip darbo eigos (workflows). Kiekvienam naujam Jira projektui pagal numatytuosius nustatymus priskiriama atskira darbo eiga ir kiti pradiniai nustatymai.

Jei programinės įrangos X ir Y kūrimo procesai yra panašūs ir nereikia skirtingų nustatymų, gera praktika būtų abiem projektams naudoti vieną bendrą darbo eigą.

Jei ateityje planuojama sukurti dešimtis ar net šimtus panašių projektų, standartizavimas ir bendrų konfigūracijos elementų naudojimas skirtinguose projektuose padės sumažinti administravimo naštą ir išvengti sistemos našumo problemų.

Prieigos teisių schema apibrėžia, kurie naudotojai gali matyti projekto užduotis ir atlikti tam tikrus veiksmus projekte.

Jira sistemoje grupės yra globalios, o vaidmenys priskiriami konkretiems projektams. Toliau pateiktame prieigos teisių schemos paveikslėlyje parodyta, kad „Browse Projects“ leidimas (projektų peržiūros teisė) suteiktas dviem vaidmenims.

Pavyzdžiui, jei „Browse Projects“ leidimas suteikiamas grupei, projektą ir jo užduotis galės matyti visi šiai grupei priklausantys naudotojai (pavyzdžiui, grupė, kuriai priklauso visi organizacijos darbuotojai).

Tačiau jei ne visi naudotojai turi turėti teisę atlikti tam tikrus veiksmus projekte (pavyzdžiui, kurti, redaguoti ar priskirti užduotis), šiuos leidimus verta susieti su konkrečiais vaidmenimis.

Grupes taip pat galima naudoti tais atvejais, kai prie projekto prisijungia išoriniai naudotojai.

Tokių naudotojų įtraukimas į grupę ir reikiamų prieigos teisių suteikimas visai grupei greičiausiai bus efektyvesnis nei kiekvieno išorinio naudotojo priskyrimas projekto vaidmenims atskirai. Vis dėlto šis metodas tinka tik tada, kai visiems grupės nariams galima suteikti vienodas prieigos teises.

Jira ataskaitų sritis (dashboard) yra puikus būdas peržiūrėti statistiką ir susidaryti bendrą vaizdą apie vieną ar kelis projektus pagal pasirinktus kriterijus.

Tinkamai sukurtos ataskaitų sritys padeda išvengti informacijos susiskaidymo ir suteikti visoms suinteresuotosioms šalims reikalingą informaciją vienoje vietoje. Ataskaitų sritims galima atskirai nustatyti redagavimo ir peržiūros teises.

Ataskaitų srityse duomenys pateikiami naudojant valdiklius (gadgets), kurie informaciją gauna iš filtrų (išsaugotų JQL užklausų) arba tiesiogiai iš projektų.

Pavyzdžiui, valdiklis „Assigned to Me“ rodo visas naudotojui priskirtas užduotis. Jis naudoja filtrą assignee = currentUser(), kuris pateikia skirtingus duomenis priklausomai nuo to, kuris naudotojas yra prisijungęs prie Jira ir peržiūri ataskaitų sritį.

Jira ataskaitų srities pavyzdys.

Vienas lanksčiausių valdiklių yra Filter Results, kuris pateikia duomenis iš išsaugoto filtro. Filtruose galima naudoti įvairias funkcijas, o jas derinant – kurti labai tikslias užklausas. Keletas pavyzdžių:

• project = TEST AND issuetype = Task – rodo visas TEST projekto Task tipo užduotis.
• created > startOfDay("-3d") - rodo visas per pastarąsias tris dienas sukurtas užduotis.
• projectsWhereUserHasPermission("Edit Issues") AND status = Open – rodo atviras užduotis projektuose, kuriuose naudotojas turi „Edit Issues“ leidimą (užduočių redagavimo teisę).
• issuekey IN updatedBy("Mari Maasikas") - rodo užduotis, kurias atnaujino Mari Maasikas.
• issue in linkedIssues(TEST-123,"is duplicated by") - rodo užduotis, susietas su užduotimi TEST-123 naudojant ryšio tipą „is duplicated by“ (užduotis turi dublikatą).

Nors yra dešimtys įvairių valdiklių, nerekomenduojama vienos ataskaitų srities perkrauti pernelyg dideliu jų skaičiumi.

Daugelis Jira konfigūracijos elementų yra tarpusavyje susiję. Prieš atliekant didelius pakeitimus produkcinėje aplinkoje rekomenduojama juos pirmiausia išbandyti testavimo aplinkoje, kad įsitikintumėte, jog viskas veikia taip, kaip tikėtasi. Prireikus pakeitimus taip pat verta patikrinti ir suderinti su naudotojais.

Jira Data Center atveju kūrėjo licencija yra įtraukta į pagrindinį produktą. Tuo tarpu Jira Cloud Premium planas suteikia galimybę naudotis nemokama testavimo aplinka (sandbox).