Keturios priežastys, kodėl prieš diegiant naują informacijos valdymo sistemą verta pradėti nuo analizės

Esamos situacijos problemas dažnai jaučia įvairių skyrių darbuotojai, atliekantys skirtingas funkcijas. Norint tiksliai nustatyti šias problemas, būtina surinkti organizacijos narių subjektyvias įžvalgas.

Kartu labai svarbu, kad žmonės, dalydamiesi savo mintimis, jaustųsi laisvai ir saugiai.

Aiškiai pristatant šios veiklos tikslą, galima sukurti malonią atmosferą – siekiama ne ieškoti kaltų, o nustatyti galimas tobulinimo sritis ir ateityje dirbti efektyviau.

Problemų nustatymo etapą galima organizuoti įvairiais būdais, o tinkamiausia metodika priklauso nuo konkretaus projekto ir įmonės dydžio.

Mūsų patirtis rodo, kad specialisto (paslaugų dizainerio, analitiko arba abiejų) vedamos dirbtuvės padeda sukurti nešališką ir atvirą darbo aplinką.

Išorinio partnerio įtraukimas leidžia klientui išvengti būtinybės paskirti įmonės darbuotoją problemoms nustatyti. Taip užtikrinamas sistemingas, nešališkas ir patirtimi pagrįstas požiūris.

Mūsų kliento atveju buvo nustatytos šios pagrindinės problemos:

• Informacijos susiskaidymas (per daug skirtingų programų, nepakankamas informacijos mainų nuoseklumas).
• Nepakankamos žinios apie įmonės vertybes ir kultūrą (etikos principus, atsakingą kolegų įtraukimą į vidines programas).
• Su procesais susijusios problemos (teisės aktų reglamentuojami procesai, kuriuos reikėjo skaitmenizuoti).

Apibrėžus problemas, pavyko suformuluoti pagrindinę problemą – nepakankamą komunikacijos skaitmenizavimą.

Tinkamos problemos nustatymas ir supratimas leidžia judėti pirmyn ir išsikelti tikslą.

Trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų nustatymas padeda aiškiai apibrėžti lūkesčius būsimam sprendimui ir leidžia sukurti sprendimą, kuris kuo efektyviau palaikytų įmonės procesus.

Tinkamos problemos nustatymas (mūsų kliento atveju – nepakankamas komunikacijos skaitmenizavimas) savo ruožtu padeda suformuluoti projekto tikslą:

„Sukurti mūsų įmonės poreikiams pritaikytą intranetą, naudojant „Confluence“, siekiant skaitmenizuoti vidinę komunikaciją ir dokumentų valdymą.“

Tačiau norint pasiekti šį tikslą, būtina nustatyti naudotojų vaidmenis, kuriems bus skirtas sprendimas.

Mūsų kliento pavyzdyje tipiniai naudotojai buvo sandėlio darbuotojai, klientų aptarnavimo specialistai, IT specialistai, padalinių vadovai, įmonės vadovas ir potencialūs darbuotojai.

Be įprastų veiklų – pavyzdžiui, susipažinimo su įmonės vertybėmis, kontaktinės informacijos paieškos, greito aktualios informacijos radimo ir dalijimosi ja bei renginių kalendoriaus peržiūros – kiekviena naudotojų grupė intranete atlieka ir savo vaidmeniui būdingas užduotis.

Norint susieti veiklas su naudotojų vaidmenimis, pirmiausia reikia jas nustatyti, aprašyti ir suskirstyti į kategorijas. Pavyzdžiui, prašymo suteikti atostogas pateikimas gali būti priskirtas atostogų valdymo kategorijai.

Vienai veiklų kategorijai gali būti priskirti keli naudotojų vaidmenys, tačiau tikslūs ryšiai priklauso nuo konkrečios veiklos ir naudotojo vaidmens. Panagrinėkime, pavyzdžiui, „Darbuotojų saugos ir sveikatos“ kategoriją ir veiklas, susijusias su atitinkamo dokumento tvarkymu:

1. Skyriaus vadovas atnaujina darbuotojų saugos ir sveikatos instrukciją.
2. Atlikus pakeitimus, naudotojas turi gauti pranešimą, kad buvo atnaujinta jo pareigoms aktuali darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcija.
3. Atlikus pakeitimus, naudotojo informacijos skydelyje pasirodo pranešimas apie naują užduotį (perskaityti atnaujintą instrukciją ir atlikti testą).
4. Naudotojas iki nustatyto termino perskaito instrukciją ir patvirtina, kad susipažino su nauja informacija.
5. Naudotojas iki nustatyto termino sėkmingai išlaiko testą, kuriuo patikrinama, ar jis suprato instrukciją.
6. Naudotojo profilyje automatiškai atsiranda įrašas apie sėkmingai išlaikytą testą.
7. Sėkmingai išlaikęs testą, naudotojas pasirašo dokumentą, patvirtindamas, kad suprato atnaujintą instrukciją. Šis dokumentas išsaugomas intraneto skaitmeniniame archyve (teisės aktų reikalavimas).

Pirmiau aprašytos veiklos pateiktos apibendrintai, remiantis idealiu scenarijumi. Tačiau toks etapų sąrašas neatskleidžia kitų galimų situacijų, pavyzdžiui, jei:

• Naudotojas neperskaito instrukcijos iki nustatyto termino.
• Naudotojas neišlaiko testo teigiamu rezultatu iki nustatyto termino.
• Naudotojas atlieka testą popieriuje (kaip sukurti skaitmeninę rezultato kopiją).

Proceso modelis padeda suprasti sudėtingus procesus, kuriuose dalyvauja kelios skirtingos šalys.

Paprastai kuo didesnė organizacija, tuo daugiau skirtingų procesų vyksta jos veikloje.

Proceso modelio kūrimas padeda matyti visą procesą ir sumažina tikimybę, kad bus nepastebėtas koks nors reikšmingą poveikį turintis veiksnys.

Proceso vaizdavimas modelio forma padeda nustatyti funkcinius reikalavimus, kurie anksčiau nebuvo akivaizdūs, todėl galima apibrėžti reikalingas funkcijas ir apsvarstyti galimus techninius sprendimus.

Jei intranetas kuriamas esamo produkto pagrindu (šiame pavyzdyje – „Confluence“), būtina atsižvelgti ir į galimus apribojimus.

Tam tikrus reikalavimus, pavyzdžiui, automatinius veiksmus ar konkrečius apribojimus (tarkime, draudimą atidaryti dokumentą prieš išlaikant testą), galima įgyvendinti tik naudojant papildomas programas.

Galimų techninių sprendimų svarstymas kartu su procesų modeliavimu padeda valdyti lūkesčius ir įvertinti sąnaudų bei naudos santykį.

Sparčiai augančios organizacijos valdymas šiuolaikiniame dinamiškame pasaulyje primena ekstremalų sportą. Norint išlikti konkurencingiems ir pasiekti rezultatų, reikia išmanių ir inovatyvių sprendimų.

Analizės etapas padeda nustatyti tinkamą problemą, išsikelti tikslą, atsižvelgti į naudotojų poreikius ir susidaryti išsamų vaizdą apie procesus bei galimus techninius sprendimus.

Priešingai nei numatyta pradinėje vizijoje, tam tikrų procesų ir automatizavimo sprendimų įgyvendinimui gali prireikti daugiau individualiai pritaikytų programavimo darbų, nei iš pradžių tikėtasi.