Išnaudokite daugiau savo intraneto galimybių su ConfiForms formomis

Norint sukurti Jira projektą, visada reikia tam tikros informacijos, pavyzdžiui, pageidaujamo projekto pavadinimo, jo santrumpos, projekto vadovo ir kt.

Organizacijai augant, naujų projektų kūrimas gali tapti reguliaria veikla. Atidžiau panagrinėkime, kaip tokiam tikslui galima naudoti formą, sukurtą naudojant ConfiForms makrokomandas.

Aukščiau pateiktai formai sukurti buvo naudojamos keturios skirtingos makrokomandos:

• ConfiForms formos apibrėžimas;
• ConfiForms laukų apibrėžimas;
• ConfiForms laukų apibrėžimo taisyklės;
• ConfiForms įrašų valdymas.

Jira projekto sukūrimo užklausos formos pavyzdys.

Jira projekto sukūrimo užklausos formoje naudojome įprastą laisvo teksto lauką, kelių pasirinkimų lauką, žymimąjį langelį ir Insight objekto pasirinkimo lauką.

Paskutinių dviejų laukų (žymimojo langelio ir Insight lauko) konfigūravimas kartu su laukų apibrėžimo taisyklių makrokomanda yra vienas iš ConfiForms funkcionalumo pavyzdžių, leidžiančių kurti šiek tiek sudėtingesnes, tačiau itin naudingas formas.

ConfiForms laukų apibrėžimo makrokomandos konfigūravimas.

Pažymėjus laukelio "Limited project access required" (Reikalinga ribota prieiga prie projekto) žymimąjį langelį, pagal laukų taisyklių apibrėžimo makrokomandos konfigūraciją tapo matomas naujas laukas "People who need access to the project" (Asmenys, kuriems reikalinga prieiga prie projekto).

Tiek "People who need access to the project", tiek "Project lead" (Projekto vadovas) yra Insight objektų tipo laukai. Šių laukų pasirinkimo sąrašų reikšmės gaunamos iš Insight programos, veikiančios Jira Server aplinkoje.

Insight objekto pasirinkimo laukas ConfiForms formoje.

Mūsų ankstesniame tinklaraščio įraše išsamiau pasakojame, kodėl ir kaip TWN įdiegėme Insight Asset Management turto ir personalo duomenims valdyti.

Pereikime prie kito įprasto naudojimo pavyzdžio – apklausos formos, kuri šiuo atveju naudojama renginiui organizuoti.

Skirtingai nei Jira projekto sukūrimo užklausos formos atveju, apklausos formos tikslas – gauti statistinę apžvalgą. Pagal numatytuosius nustatymus pateikti duomenys rodomi sąrašo pavidalu.

Užvedus pelės žymeklį ant atsakymo, galima matyti jo pateikimo datą ir atsakymo autoriaus Confluence naudotojo vardą. Tai įmanoma tik tuo atveju, jei įjungtas informacijos apie atsakymo autorių saugojimas, o atsakymų pateikimas nenustatytas kaip anoniminis.

Išsaugoti duomenys sąrašo pavidalu.

Norint įvestus duomenis pateikti grafiškai, prie formos apibrėžimo makrokomandos reikia pridėti Confluence Chart makrokomandą.

Naudojant Chart makrokomandą galima kurti įvairias diagramas, lanksčiai jas pritaikyti ir eksportuoti įvairiais failų formatais, pavyzdžiui, JPG, PDF arba DOC.

Kaip pavyzdį aptarkime sąskaitos faktūros užklausos formą – sprendimą, naudojamą TWN intranete.

Mūsų Atlassian komandos rinkodaros vadovė ir sąskaitų išrašymo specialistė Ieva Longa išsamiau papasakojo, kodėl tokio sprendimo prireikė.

„Anksčiau visos pardavimo sąskaitos faktūros buvo užsakomos laisva forma el. paštu“, – pasakoja Ieva.

„Tačiau kiekvienas sąskaitos faktūros užsakovas turėjo savo įprastą užklausų pateikimo būdą. Dėl to dažnai tekdavo ilgai susirašinėti ir tikslinti informaciją, kad būtų surinkti visi sąskaitai faktūrai parengti reikalingi duomenys. Be to, papildoma informacija iš užsakovo ne visada būdavo gaunama iš karto, todėl visas procesas užimdavo nepagrįstai daug laiko“, – aiškina ji.

Sąskaitos faktūros užklausos forma.

Kas pasikeitė įdiegus ConfiForms formos sprendimą?

„Gavę sąskaitos faktūros užklausą, iš karto turime visą reikalingą informaciją. Nebereikia papildomai kreiptis į užsakovą dėl trūkstamų duomenų, o sąskaitos faktūros užsakymo procesas tapo paprastas ir greitas“, – pasakoja Ieva.

„Tas pats galioja ir sąskaitos faktūros užsakovui – dėl formos iš karto aišku, kokius duomenis reikia pateikti, o darbo dienos nebetrikdo papildomi klausimai“, – patikslina ji.

Kas nutinka paspaudus mygtuką „Siųsti“?

„Įvedus ir išsiuntus informaciją, visi duomenys el. paštu perduodami darbuotojams, atsakingiems už sąskaitų faktūrų išrašymą“, – pasakoja Ieva.

„TWN atveju naudojame bendrą pardavimo sąskaitų faktūrų el. pašto adresą, kuriuo gaunamus laiškus gali peržiūrėti keli darbuotojai. Taip sąskaitos faktūros parengimas neužtrunka net ir tada, kai, pavyzdžiui, vienas iš gavėjų atostogauja“, – apibendrina ji.