Kaip „Atlassian“ sprendimai padeda organizuoti Tartu miesto savivaldybės darbo procesus

„Jira Software“ naudojama keliuose Tartu miesto savivaldybės skyriuose, daugiausia plėtros projektams valdyti.

Šie plėtros projektai apima įvairias miesto teikiamas viešąsias paslaugas. Su šių paslaugų kūrimu ir valdymu susiję procesai organizuojami naudojant „Jira“ projektus, užduotis ir darbo eigas.

Pavyzdžiui, Miesto planavimo skyrius naudoja „Jira“ naujų gatvių pavadinimų suteikimo procesui valdyti.

Tartu miesto savivaldybės Socialinių reikalų ir sveikatos priežiūros skyrius, atsakingas už socialinės gerovės ir sveikatos priežiūros organizavimą mieste, taip pat kasdienėje veikloje naudoja „Jira Software“.

Anksčiau skyrius užduotims paskirstyti naudojo „Excel“ skaičiuokles, tačiau dabar „Jira“ užduotys leidžia aiškiai matyti jų būseną ir išteklių paskirstymą. Kadangi darbas dažnai vyksta skirtingose vietose, plačiai naudojama ir „Jira Software“ mobilioji programėlė.

„Jira“ suteikia gerą užduočių ir jų būsenos apžvalgą, todėl sumažėja rizika, kad kuri nors užduotis liks nepastebėta. Prieš pradedant naudoti „Jira“, darbas buvo šiek tiek chaotiškesnis, todėl reikėjo nuolat stebėti situaciją, kad nė viena užduotis ar klientas nepasimestų popierių krūvose“, – komentuoja Tartu miesto savivaldybės Socialinių reikalų ir sveikatos priežiūros skyriaus specialistas.

Tartu miesto savivaldybėje „Jira Service Management“ modulis „Assets“ naudojamas kaip konfigūracijos valdymo duomenų bazė.

Sprendimas įdiegti „Assets“ buvo priimtas dėl anksčiau naudotos programėlės ribotų galimybių. Ji neleido automatizuoti pasikartojančių užduočių, susieti konfigūracijos elementų ir grafiškai atvaizduoti jų tarpusavio ryšių.

Straipsnio publikavimo metu Tartu miesto savivaldybė „Assets“ modulyje jau buvo aprašiusi įvairius objektus, įskaitant darbuotojus, serverius, IT įrangą, programinę įrangą, pastatus ir E-ITS informacijos saugumo priemones. Taip pat buvo nustatyti konfigūracijos elementų tarpusavio ryšiai, pavyzdžiui:

• darbuotojo ir jam priskirto įrenginio;
• darbuotojo ir informacinių sistemų, prie kurių jis turi prieigą;
• programų ir serverių;
• partnerių ir sutarčių.

Su „Assets“ modulyje aprašytomis informacinėmis sistemomis ir programine įranga susijusius metaduomenis tvarko atitinkamų sistemų pagrindiniai naudotojai, naudodami „Jira“ užduotis.

Tokia praktika buvo įdiegta siekiant valdyti riziką ir apriboti „Assets“ naudotojų ratą iki administratorių, išmanančių techninius modulio veikimo aspektus.

Kai „Jira“ užduočių laukuose atliekami pakeitimai, automatizavimo funkcija juos perkelia į atitinkamą „Assets“ objektą.

„Jira Service Management“ (JSM) buvo pirmasis „Atlassian“ produktas, kurį įdiegė Tartu miesto savivaldybė. Iš pradžių jis daugiausia buvo naudojamas vidinėms užklausoms valdyti.

Palyginti su anksčiau naudota programine įranga, „Jira Service Management“ (anksčiau vadinta „Jira Service Desk“) suteikė keletą privalumų, tokių kaip klientų portalas, moderni naudotojo sąsaja ir automatizavimo galimybės.

Šiandien Tartu miesto savivaldybės galutiniai naudotojai JSM klientų portale teikia įvairias užklausas, pavyzdžiui:

• dėl naudotojo paskyros uždarymo arba sukūrimo;
• dėl naujo įrenginio ar programinės įrangos užsakymo;
• dėl įrangos gedimo;
• norėdami užduoti klausimą;
• dėl prieigos prie sistemos suteikimo.

„Jira Service Management“ palaiko įvairius procesus, apimančius skirtingus etapus ir veiksmus. Siekiant sumažinti pagalbos specialistų rankinio darbo apimtį, pagalbos projekte įdiegta daugybė automatizavimo sprendimų, naudojant tiek „ScriptRunner“ papildinį, tiek „Jira Automation“.

Naujos naudotojo paskyros sukūrimo užklausa

Naujos naudotojo paskyros sukūrimo procesas prasideda nuo užklausos formos užpildymo klientų portale. Skyriaus vadovas nurodo šiuos duomenis: darbuotojo vardą ir pavardę, asmens kodą, pareigas, darbo vietą, kontaktinį telefono numerį ir darbo pradžios datą.

Tuomet pagalbos specialistas peržiūri sukurtą užklausą ir pakeičia užduoties būseną į „In Progress“ (Vykdoma). Šis būsenos pakeitimas suaktyvina „ScriptRunner“ automatizavimo funkciją, kuri prideda darbuotoją kaip naują objektą „Assets“ modulyje.

Automatizavimo funkcija taip pat prideda komentarą prie užduoties, patvirtinantį, kad naujas „Assets“ objektas buvo sėkmingai sukurtas.

Be to, automatizavimas leidžia užtikrinti, kad būtų atlikti visi privalomi proceso veiksmai ir reikalinga informacija būtų įtraukta į „Assets“.

Pavyzdžiui, Tartu miesto savivaldybėje naudotojo paskyros sukūrimo procesas apima įrenginio (kompiuterio) priskyrimą darbuotojui. Jei pagalbos specialistas pakeičia paskyros sukūrimo užduoties būseną į „Resolved“ (Išspręsta), lauke „Employee Devices“ nenurodęs darbuotojui priskirto įrenginio, automatizavimo funkcija grąžina užduotį į būseną „In Progress“ (Vykdoma)

Automatizavimo funkcija taip pat prideda priminimo komentarą, kad darbuotojui būtina priskirti įrenginį. Užduoties būseną galima pakeisti į „Resolved“ (Išspręsta) tik tada, kai užpildytas laukas „Employee Devices“.

Naudotojo paskyros uždarymo užklausa

„ScriptRunner“ automatizavimas taip pat naudojamas naudotojų paskyroms uždaryti.

Procesas prasideda nuo to, kad skyriaus vadovas sukuria užklausą ir užpildo tik du formos laukus: darbuotojo vardą ir pavardę bei datą, iki kurios turi būti panaikintos visos prieigos prie sistemų teisės.

Šio proceso tikslas buvo išvengti situacijų, kai pagalbos specialistui reikėtų rankiniu būdu ieškoti darbuotojo profilio „Assets“ modulyje, kad nustatytų jam suteiktas prieigos teises.

Tam buvo sukurtas „ScriptRunner“ automatizavimo sprendimas, kuris iš karto po užklausos sukūrimo surenka informaciją apie visas su darbuotoju susijusias sistemas iš „Assets“ ir pateikia ją tiesiogiai „Jira“ užduotyje.

„Confluence“ yra turinio valdymo įrankis, pasižymintis plačiomis pritaikymo galimybėmis. Tartu miesto savivaldybėje jis naudojamas visoje organizacijoje dokumentams, instrukcijoms, projektų darbo erdvėms ir techninėms specifikacijoms valdyti.

Pavyzdžiui, Estijos informacijos saugumo standartui (E-ITS) sukurta atskira darbo erdvė, kurią sudaro keturios pagrindinės kategorijos: vidaus politikos, informacinės technologijos, pastatai ir programinė įranga.

Pavyzdžiui, kategorijoje „Internal Policies“ (Vidaus politikos) pateikiamos instrukcijos, su kuriomis privalo susipažinti kiekvienas Tartu miesto savivaldybės darbuotojas, nepriklausomai nuo skyriaus ar užimamų pareigų.

Siekiant, kad didelės apimties tekstai būtų lengviau skaitomi, naudojamas „Karma“ papildinys  (opens in a new tab), leidžiantis atskirti turinio blokus ir suskirstyti puslapių informaciją į aiškias dalis.

„Confluence“ E-ITS darbo erdvėje taip pat naudojama „Assets“ makrokomanda, leidžianti tiesiogiai „Confluence“ puslapyje rodyti „Assets“ saugomus duomenis tik skaitymo režimu.

Straipsnio publikavimo metu „Atlassian Cloud“ platforma leidžia rankiniu būdu eksportuoti ir importuoti duomenis XML formatu. Tačiau ji nesiūlo integruoto sprendimo automatiniam „Atlassian Cloud“ produktų duomenų atsarginių kopijų kūrimui.

Verslui itin svarbiuose procesuose duomenų praradimas yra nepriimtinas, o rankinis atsarginių kopijų kūrimas dažnai reikalauja pernelyg daug išteklių.

Dėl šių priežasčių Tartu miesto savivaldybė įdiegė „HYCU“ papildinius  (opens in a new tab), kad duomenų atsarginės kopijos būtų kuriamos reguliariai ir automatiškai.

Pagalbos komandos teigimu, didžiausia „HYCU“ sprendimų nauda – sutaupomas laikas ir galimybė užtikrinti informacijos saugumo politikos reikalavimų laikymąsi automatizuojant duomenų atsarginių kopijų kūrimą.

Komanda taip pat vertina įrankio lankstumą, leidžiantį atkurti atskirus objektus, pavyzdžiui, „Jira“ užduotį ar „Confluence“ puslapį, neperrašant viso „Jira“ projekto ar „Confluence“ darbo erdvės.